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Web会議とは?

Web会議とは? – Web会議入門 –

Web会議とは?

「Web会議」とはコミュニケーションツール

Web会議とは、インターネットが利用可能な複数拠点を接続して、音声や映像、テキストチャットなどのコミュニケーション機能と資料やデスクトップ情報を共有する機能を統合させた、遠隔会議・共同作業を行うためのコミュニケーションツールです。

会議以外での用途も色々あります

専用機材が不要で汎用のパソコンやスマートフォン等で利用できることから、気軽な多拠点コミュニケーションにも利用されています。
また、インターネットが繋がる環境であれば屋内/屋外問わず利用できることから、様々なビジネスシーンで利用されています。

会議以外にも、セミナーや研修、テレワーク用途にも対応できるため、今後も幅広い利用シーンでの活用が期待されています。

Web会議とは?

Web会議を使うメリットは?

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■場所を問わずに会議ができる

インターネットが利用できる場所であれば、国内/国外を問わず
会議を行えます。

■移動時間とコストを削減できる

会議のために特定の場所へ集合する必要が無いため、移動時間が
発生しません。また移動費用も削減可能です。
時間の有効活用が可能となり、「ワークライフバランス」への
取り組みにも有効に働きます。

■距離や場所、時間に依存しないコミュニケーションが取れる

メールや電話で満たせない要件を、距離や場所、時間に依存せず、
相手の表情も含めて気軽にコミュニケーションをとれます。

 

 

 

 

Web会議とは?

Web会議とテレビ会議の違いは?

ウェブ会議とテレビ会議の違い

Web会議とテレビ会議との違いは?

遠隔地とのコミュニケーションを検討する時によく比較されるのが「Web会議」と「テレビ会議」です。
「Web会議」と「テレビ会議」ではどこが違うのでしょうか?

離れた場所と場所をつないで、「話す」「聞く」「見る」コミュニケーションを取れる、という点では
「Web会議」と「テレビ会議」に違いはありません。

テレビ会議とは?

「テレビ会議」は一般的に、特定の部屋に専用の設備を常設して運用されます。
専用回線や専用機材を用いることで高品質の音声・映像情報と共に安定した会議ができることが
メリットです。
重要な会議や失敗できない打合せなどで利用する場合、特に求められるのが「テレビ会議」です。
「テレビ会議」は専用機材などが必要となる分、高コストなシステムとなること、機材設置されている
部屋が利用可能な時しかテレビ会議を開催できないことがデメリットとなります。

Web会議とは?

一方、「Web会議」では、インターネットが使える環境であれば「場所を問わない接続性」と
「利用の容易さ」が特徴になります。
ブロードバンド環境が普及したことやモバイル環境が充実したことで十分な品質の音声・
映像情報による会議開催がより容易になりました。
また、ファイル情報共有機能などによりユーザーの利便性も向上しています。
屋外/屋内問わず気軽に接続できる点や汎用のパソコンやWebカメラを利用することで
低コストな初期費用で始められる点がメリットです。

Web会議とは?

Web会議の始め方 ①一人でWeb会議に参加する場合

オフィスから一人でWeb会議に参加する場合

Web会議に一人で接続する場合に必要な機材

Web会議を始めるには、まずはマイクとスピーカー、Webカメラが必要になります。
合わせて、マイクやスピーカーが接続できてインターネットが利用できるパソコンをご準備ください。
マルチOSが利用可能なWeb会議システムなら、機材を選ばないので使い勝手が良いですね。

一人でWeb会議を利用する場合のおすすめ機材構成

Web会議に必要な機材

オフィスのLANはもちろん、携帯電話回線経由(テザリング)やWiFi利用などインターネットが利用できるネットワークであればWeb会議に参加できます。

Web会議に一人で接続する場合のポイント

一人で参加する場合は、マイクとスピーカーが一体となったヘッドセットのご利用をおすすめします。
Web会議で話中でも、オフィスに響く電話の呼び出し音や会話など周囲の雑音が混ざりにくく会議中の音声もクリアに聞こえます。
スピーカー音も周囲に漏れにくいため、オフィスでのご利用に最適です。
また、両手がフリーとなるためWeb会議に参加しながら議事録をパソコンで記録する、という業務も可能です。

Web会議とは?

Web会議の始め方 ②同じ会議室から複数人がWeb会議に参加する場合

一つの会議室で複数人がWeb会議に参加する場合

Web会議に一つの部屋から複数人が接続する場合に必要な機材

基本的には、準備する機材はお一人で参加する場合と同様の機材が必要です。
さらに、一つの会議室で複数話者が参加するWeb会議であれば、ヘッドセットではなく
マイクスピーカーのご利用をおすすめします。

Web会議に一つの部屋から複数人が接続する場合のおすすめ機材構成

Web会議に必要な機材

Webカメラはより広い範囲の映る広角レンズを持つモデルがオススメです。
さらに部屋のなるべく高い位置に取り付けることでWeb会議参加者全員を映すことができるので、
参加者全員を映すことで臨場感の向上が見込めます。
会議室内に大画面液晶ディスプレイがあるとWeb会議参加者全員が画面を参照できるので、
快適にWeb会議を行えます。

Web会議に一つの部屋から複数人が接続する場合のポイント

会議室であれば液晶ディスプレイとWebカメラ、マイクスピーカーをセットで会議室に
常設することもオススメです。大画面液晶ディスプレイはWeb会議以外にもプレゼンテーション等で
汎用的に使えますので、会議室の有効活用にもつながります。

Web会議とは?

Web会議の始め方 ③外出先からWeb会議に参加する場合

出張先からWeb会議に参加する場合

Web会議に出張先から接続する場合のポイント

タブレットやスマートフォン、フィーチャー・フォン(ガラケー)などで利用できる
Web会議システムのご利用をおすすめします。
タブレットやスマートフォンでは電波状況が悪かったりフリーWiFiサービスなどでも
快適にWeb会議が利用できるように、回線速度に応じて最適な通信帯域を調整できる
Web会議システムを利用することで会議の安定感が増します。

Web会議に出張先から接続する場合のおすすめ機材構成

Web会議で必要な機材

スマートフォンなど携帯電話機器単独でのご利用がおすすめです。
また、資料共有なども必要な場合は、パソコンとスマートフォンとのテザリングや
フリーWiFiサービスの組み合わせでWeb会議を利用可能です。

Web会議に出張先から接続する場合のポイント

外出先でのWeb会議利用の際には環境音が気になるものです。
(車両の通行音や歩行者の会話、風の音、カラスの鳴き声なども馬鹿にはできません。)
Web会議に参加する場所をよく考えることも他のWeb会議参加者へのマナーとして
大事なことです。

Web会議システムの機能としてマイクのON/OFF機能(MUTE機能)が準備されていることも
快適な会議運営をする上で大切な機能になります。

Web会議とは?

こだわりたい!Web会議での発話方式

発話方式の選び方

Web会議では色々な発話方法を選択できます。マイクやヘッドセット、マイクスピーカーなど機材は色々ありますが、発話方式はどちらかと言えばWeb会議の場に合わせて選択します。
適切な発話方式を選ぶことで、参加者の皆さん全員が快適に過ごせるWeb会議の場を作り出せます。また、発話方式はWeb会議に参加してからも途中で設定変更することも可能です。自分が使いやすい発話方式を見つけていくことも重要となります。

それでは、代表的な発話方式をご紹介しましょう。

1.常時マイクON

常にマイクONの状態でWeb会議に参加します。
マイクに関する操作が不要となるので会議の話題に専念できる点がメリットです。
ただし、電話機のベルリンガーや風の音など周囲の雑音を取り込みやすいことがデメリットです。
また、Web会議の場ではなくこっそり相談したい場合なども注意が必要です。
話題を問わず、全参加者に会話を公開したいWeb会議の場での利用や、長い時間一人の方が講演を行うような用途での利用を推奨する発話方式です。

2.発話している間だけ自動的にマイクON

Web会議システムの機能や利用機材の機能で、会話の始まりと終わりを自動検出して自動的にマイクON/OFFを切り替えます。
発言していない時は自動的にマイクOFF状態となるため、面倒な操作不要で常時マイクON状態よりは環境雑音などがWeb会議の場に持ち込まれずに済む点がメリットです。
周囲で大きな声で会話された場合など、意図しないタイミングでマイクONになったり、声が小さい場合にマイクがONにならなかったりといった場合がある点がデメリットです。
発話の切り替えタイミングがつかみにくい方や機材操作が苦手な方へお勧めしたい発話方式です。

3.キーを押している間だけマイクON

発話キーを押し続けている間だけ、マイクON状態を維持します。
必要な時だけマイクON状態にできることがメリットです。
発言が長い場合でも常に発話キーを押し続ける必要があることがデメリットですが、仕様検討やブレーンストーミングなど色々な方が活発に発言するWeb会議の場でお勧めの発話方式です。

4.キーを押してマイクON/OFF切り替え

発話キーを押す毎にマイクONとOFF状態が切り替わります。
3と違い、長時間の発言でも最初と最後だけ発話キーを押せば良いのがメリットです。
セミナーや研修などで特定の方が主に発言する機会が多く、また質疑・応答なども多いWeb会議でのご利用をお勧めしたい発話方式です。

5.常時マイクOFF

常にマイクOFF状態でWeb会議に参加します。
発話キーの誤操作でうっかりマイクON状態になることも無いので、ヒアリングのみで発言する機会が無いWeb会議に参加する場合にお勧めの発話方式です。

Web会議とは?

複数同時開催できるWeb会議サービスをおすすめする理由

Web会議が予約済みで利用できないことがあるかもしれません

他の人がオフィスの会議室を先に予約していて、会議室を利用できなかった事はありませんか?
通常の会議室利用の場合と同じように、タイミングが重複してしまう利用シーンはWeb会議でも発生します。

Web会議では同時利用可能なユーザー数が色々なプランで選択できるようになっています。
例えば、同時利用可能なユーザー数が5ユーザーであれば、1つのWeb会議室を最大5人まで利用可能ということになります。
では1つのWeb会議室を3人で利用している時に、残りの2ユーザーは同じ時間帯で別のWeb会議室を利用できるのでしょうか。

複数Web会議の同時開催ができない場合

Web会議サービスによっては、複数会議室を利用する場合はオプション機能として別費用が発生する場合もあります。
利用ユーザー数だけで規模や予算を決めてしまうと、Web会議のメリットを活かせません。せっかくのWeb会議サービスのご利用ですから、どのように現場で利用されるか思い浮かべていただいて、必要となるユーザー数や同時開催Web会議室数を満たすプラン選びをされることが非常に重要です。

複数Web会議の同時開催ができない場合

複数Web会議の同時開催が可能な場合

利用可能ユーザー数に余裕があれば、複数Web会議室の同時開催が標準機能として利用できる
Web会議サービスのご利用をお薦めします。
オフィスの会議室は増やせませんが、Web会議室なら増やせます。
複数同時開催可能なWeb会議ならではのメリットを活かした利用方法です。

同時開催複数Web会議が可能な場合

Web会議とは?

Web会議ならではの資料共有

Web会議ならではの資料共有イメージ

Web会議では、離れた場所に居る人と「顔を見て」「話して」会議を行うだけではなく、様々なファイルを「共有する」ことでWeb会議参加者間でコミュニケーションを行えます。
資料ファイル以外にも静止画や動画、Webページなどコンテンツファイルについても共有可能で、共有機能はWeb会議ならではのメリットの一つです。
いくつかの共有方式が提供されていることが多く、資料やコンテンツの特性、ファイル配布が可能か、双方で編集の必要があるかなどセキュリティの観点などに合わせて、より適切な共有方式を選択することが快適なWeb会議を行うコツです。

Web会議での代表的な共有方式をご紹介しましょう。

ファイル共有

Web会議 ファイル共有方式の説明

特徴

・ファイルをWeb会議参加者の各端末に配布します。
・『動きのある』資料ファイルやコンテンツの共有に適しています。例えば、こんなファイルの共有にぴったりです。

  • -アニメーションが設定されているPowerPoint提案資料/デモ資料
  • -動画ファイル

メリット

・アニメーションや動画など同期再生させる事が可能です。例えばPowerPoint形式のドキュメントに設定されているアニメーションも同期可能です。また、動画ファイル(AVI、WMVなど)を音声と合わせて同期表示できます。
・マーカーペン機能などで書き込みができます。例えば資料の注目ポイントなどをマーキングすることでWeb会議参加者と共有できます。
・ファイルが会議参加者端末にダウンロードされてからの操作はとてもなめらかに表示可能です。

デメリット

・会議参加者の端末に共有されたファイルを操作できるアプリケーションがインストールされている必要があります。
・会議参加者端末にファイルがダウンロードされるまでネットワーク状況によっては時間がかかる場合がある。

その他

・Web会議での共有に特化したファイル形式へ変更した後に共有を行う方式もあります。特殊なアプリケーションや高価なアプリケーションが必要となるファイルの共有が必要な場合でも、Web会議参加者の端末へソフトウェアをインストールする必要がありません。例えば、図面の共有に適しています。

アプリケーション共有

Web会議 アプリケーション共有方式の説明

特徴

・ファイル送信やフォーマット変換など操作不要です。ディスプレイに表示させたアプリケーションの画面をそのままWeb会議参加者と共有可能です。リモートデスクトップに近いイメージです。
・Web会議の場でファイル編集が可能なため、例えばこんなファイルの共有にぴったりです。

  • -各種オフィスソフトウェアの資料(予算リストや提案書など)
  • -検討会議資料

メリット

・ファイル自体を資料共有中に他のWeb会議参加者が編集する事ができます。操作権の譲渡によって双方向での編集操作が可能です。
・画面転送の為、会議参加者端末に「ファイルを開く為のアプリケーションがインストールされている」必要はありません。
・アプリケーションの表示領域だけを共有するため、壁紙やアイコンが他のWeb会議参加者から見えてしまう心配がありません。
・資料やコンテンツファイル本体を共有しないため、安全性が高いです。

デメリット

・アニメーションなど動きのある資料やコンテンツを共有した場合、より通信量が多くなります。
・会議参加者端末のディスプレイの解像度に大きな差があった場合、見た目の大きさが合わない場合があります。

デスクトップ共有

Web会議 デスクトップ共有方式の説明

特徴

・ディスプレイ全体、もしくは画面の任意の指定範囲を共有します。
・ドキュメントなどの表示共有ももちろん可能です。さらに操作の共有も可能なため、遠隔サポート業務に適しています。

メリット

・「リモートサポート」機能を利用して遠隔からあらゆる操作が可能。

デメリット

・アプリケーション共有同様、動きのある資料やコンテンツを共有した場合、より通信量が多くなります。

 

 

ホワイトボード

Web会議 ホワイトボードの説明

特徴

・実在するホワイトボードを使うように、Web会議でも機能として利用できます。
・Web会議参加者が自由に書き込みできます。
・フリーハンドで手書きできます。
・マジックを選ぶようにペン先の色や太さを選択できます。
・書いた線や文字は自由に削除可能です。

 

 

 

 

 

 

Web会議とは?

困ったときに助かる!期間延長や接続数拡張などの一時的なスポット対応

一時的にWeb会議の利用者数を増やしたい場合

Web会議サービスは、利用ユーザー数や利用時間、会議室数に応じて最適な利用プランを選んで利用されます。

しかし、ある一定期間だけ参加人数や会議室数を増やしたくなることはありませんか?
例えば、こんなケースが考えられます。

  -特別プロジェクトで半年間だけ30ユーザー専用の会議室を利用したい!
  -全国に支社がある企業様で半期毎の支社長会議をWeb会議で行いたい!
  -一年度に一度しか行われない講演や研修を多くの社員に視聴させたい!
  -突発的なイベント準備で、急遽専用Web会議室が必要になった!

Web会議サービスによっては、スポット用途に対応した一時拡張プランが準備されています。
一時拡張プランを利用することで、定期的に利用しているプランの契約は維持したまま一時的に必要となるアカウントや会議室数を追加することで、規模に応じたWeb会議の開催が可能となります。

利用プランが一時拡張できるととても便利です!

1ヶ月だけ20アカウント増やしたい!など利用プランの一時拡張が気軽に行えることで、経費節減や有効時間の増加といった企業と社員がWin-Winになれる橋渡しとして、よりWeb会議を有効活用可能です。

Web会議とは?

会議室の確保に困らないのがWeb会議の長所

Web会議を導入するとどのようなメリットがあるでしょうか。
TV会議やWeb会議は遠隔地をつなぎコミュニケーションが取れ、移動距離やコストの削減といった点が大きいですが、まだまだメリットがあります。

会議室の確保で困ったことありませんか?

会議を実施したいけど、会社内の会議室が取れなくて困ったということはありませんか?
大人数が集まろうとすればするほど、大きな部屋の会議室が必要となり予約が難しいといったケースはあるかと思います。

このようなケースではWeb会議がパソコンやタブレットで利用できるという手軽さが役に立ち、会議参加者の皆さんがそれぞれ自席やテレワーク先から会議に参加することで解決できます。

利用するWeb会議サービスによっては、クラウドサービスご契約の接続数まで会議開催ができるだけでなく、その接続数を分割して別々の会議を並行して開催することも可能な場合があります。
元々、会議室の部屋を予約していたけど部屋のサイズがきつそうだから各々個別でWeb会議に参加しよう、といったWeb会議の接続数が急に増えるケースや、反対に、部屋が空いているようだから、集まれる人は部屋に入り顔を合わせながら遠隔地とミーティングをしようといった接続数が減るケースでも柔軟に対応できます。

2人で利用しても1つの会議しか開催できないということが無く、契約したアカウント数を余らせない、複数会議室の同時利用が可能なWeb会議をお勧めします。
Web会議は物理的な会議室(部屋)の問題を解決でき、ご契約いただいた接続数を無駄なく効率良くご利用いただける点もあることを踏まえて、導入をご検討ください。

Web会議システム「MeetingPlaza」のWeb会議とは?初めてのWeb会議入門ページです。Web会議システムならMeetingPlaza Web会議。販売15周年を迎えたWeb会議のロングセラー。豊富な標準機能とユーザー目線で使い勝手の良い操作感でストレスフリーなWeb会議を実現。まずは無料トライアルでWeb会議を体験してみよう!お気軽にお問い合わせください。

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