MeetingPlaza Web会議無料/有料Web会議とテレビ会議を比較すると?

Web会議を比べてみよう

Web会議なら無料版で十分なのでは?

Web会議なら無料版で十分なのでは?

そんなお声をお客様から良く聞くことが多いです。
特に初めてWeb会議の導入をご検討されている方や、普段からスマートフォンのSNSアプリなどでWeb会議機能をご利用中の方からは、質問として伺う機会が増えました。
それだけWeb会議自体が一般的になり、認知度が向上しているということではあるのですが。。。

ビジネス用途で無料版Web会議を利用する際には、用途に応じて使い分けが必要なことがある、ということをご紹介します。

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無料版Web会議の利用シーン

無料版Web会議の利用シーン

無料版Web会議が良く使われている利用シーンは?

このような使われ方がされていることが多いようです。

・自分も連絡先も一人、1:1でWeb会議(映像通話)を行う
・連絡先は普段連絡を取り合っている友人や知人などが大半
・相手の顔を見ながらFace to Faceのプライベートトークを楽しむ

スマートフォンアプリの一機能としての「Web会議」

スマートフォンのアプリの一機能として「映像会話」「カメラ通話」など映像と通話を同時に行えることが多く、利用者も気軽に利用できます。

アドレス帳も併用可能で通話をしたい相手の連絡先を選択してから発信する形式です。

電話をかけるイメージでWeb会議(映像通話)が利用できるため比較的ITスキルが苦手な方でも使いやすく、スマートフォンで利用できる通信アプリやSNSアプリの一般的な機能として認知されています。

基本的にはアドレス帳などに記載されている、普段から連絡を取っている相手とのプライベートなコミュニケーションの充実のために利用されているケースが多いようです。

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無料版Web会議をビジネス用途に利用する場合の懸念点

無料版Web会議をビジネス用途に利用する場合の懸念点

プライベート用途では使い勝手も良くて気軽に使える無料版Web会議ですが、ビジネスツールとして考えた場合はどうでしょうか。
無料版Web会議をビジネスシーンで利用する際に、気にしておくべき事項をまとめてみました。

◎初めて打合せするお客様にスムーズにWeb会議のご案内ができるか?

  →初見の相手とのWeb会議だと準備に時間が掛る場合がある。
  →自分のアカウントを知らせたり、アドレス帳への登録や認証登録、フレンド登録必須など

◎事前にWeb会議開催期間を予約できるか?

  →Web会議直前のタイミングで連絡を取らないと繋がらないなどWeb会議室予約ができない場合がある

◎複数人でWeb会議ができるか?

  →個人同士のトーク専用機能の場合があります

◎通信安定性は良好か?

  →複数人でWeb会議を実施すると通信が不安定になりネットワークが切れやすい場合がある。

◎通話品質は良好か?

  →複数人でWeb会議を実施すると通話品質が悪くなる場合がある。
  →聞き取りにくい、複数話者の声が混じってしまい内容がわからなくなるなど

◎映像品質は良好か?

  →複数人でWeb会議を実施すると映像品質が悪くなる場合がある。
  →映像がカクカク動く、ブロックノイズが発生するなど

◎資料の共有ができない場合もある。

  →資料共有機能が準備されていない場合がある。
  →マルチOS未対応な場合、お客様環境によっては資料共有できない場合がある。

◎セキュリティ面で安心できるか?

  →通信経路や通信データの暗号化など行われていない場合がある。

大事なお客様との打合せに利用するWeb会議選びの際には色々なチェックポイントがあります。
利用する前に相手先との意識併せや機能・仕様の確認が必要になる場合が多いことがわかります。

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Web会議 無料版と有料版を比較してみよう!

Web会議 無料版と有料版の比較表

無料版Web会議と有料版Web会議を項目毎に一覧表で比較してみましょう。

比較項目 無料版Web会議 有料版Web会議
最大接続数 1:1の接続のみ
想定している場合が多い
複数接続可能
(大規模接続可能な製品もある)
複数会議の同時開催 利用想定されていないことが多い 対応可能
クライアント 専用アプリが必要な場合が多い ブラウザベースなど
汎用アプリで動作可能
暗号化 未対応の場合もある 暗号化対応済みがほとんど
(AESなど)
言語 日本語のみ対応が多い マルチリンガル対応
ゲスト対応 専用アカウントが必要なことが多い ゲスト対応可能
通話品質 音切れや環境ノイズが発生しやすい 帯域確保機能や独自の圧縮技術で
安定性を確保
映像品質 HD未対応なことが多い 高画質HD対応
安定性 複数接続した場合や海外との接続の場合不安定なことも 海外アクセスポイントの充実、
専用線など安定した回線を利用
資料共有 利用想定されていないことが多い 複数フォーマットの資料共有可能
デスクトップ共有 利用想定されていないことが多い 対応可能
HTTPプロキシサーバー対応 利用想定されていないことが多い 対応可能
ファイアウォール対応 利用想定されていないことが多い 対応可能

無料版Web会議は、個人同士のコミュニケーションに特化していて手軽に利用できる分拡張性や機能性に制限がある、またセキュリティ対策に注意が必要、ということがわかります。

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Web会議 無料版と有料版 お勧めの利用シーン

Web会議 無料版と有料版 お勧めの利用シーン

無料版Web会議と有料版のWeb会議をビジネスで利用する場合に、それぞれお勧めできる利用シーンをまとめてみました。

無料版Web会議でおすすめできる利用シーンは?

誰でも使っているメジャーなアプリケーションで無料版Web会議を利用できる、かつ同じ業務を担当するメンバ間ですでにアカウントが共有されている場合、おすすめできる利用シーンがあります。

◎社内メンバへの定時報告や質問
◎出張中メンバへの連絡

基本的には社内で面識のある人脈に限った、気軽にできる個人間のコミュニケーションを図る用途で活用できます。
特にメンバ同士の関係が良好な職場であれば、アカウント共有のハードルが下がるので無料版Web会議を有効利用できるケースが多いです。
その代わり、営業活動やサポート・保守活動などお客様を想定した業務や社内でも上司など含めた上級メンバとの利用は安定性や品質、使い勝手の面からもお勧めできない利用シーンがほとんどです。

有料版Web会議でおすすめできる利用シーンは?

通話・映像品質の高さや高レベルのセキュリティ性能、資料共有など多機能な点を活かして、社内/社外共に幅広い利用シーンでの利用をお勧めできます。

◎提案資料を交えて遠方のお客様への営業活動
◎現場を撮影しながら本社メンバへ現況報告を行う
◎海外の協力企業との定例打合せ

また、聞き取りやすい音声や高品質な映像を活かした遠隔講義やセミナーなど、様々な規模での社内/社外イベントなどでの利用もお勧めです。

◎全国にある支社・支店への社長講話の配信
◎各地の支社メンバーの社内研修を本社部門で遠隔開催
◎小規模でのオンライン英会話教室開催
◎カルチャースクールでの習い事や趣味の教室での利用

費用が心配な方には、最初は小規模から始められるスモールスタートできる利用プランが充実しているASPサービス(クラウドサービス)が良い選択肢となるでしょう。小規模で利用を始めて、使い込んで、
システム部門の厳しい要求には自社セキュリティポリシーを維持できるオンプレミス版がより堅牢なセキュリティ性を備えたWeb会議で応えます。
無料版と比較しても、社内/社外を問わず安心して活用できる分だけ有料版Web会議の利用シーンは広がります。

こんな理由から、Web会議をビジネスシーンで利用するなら有料版をお勧めさせていただきます。

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クラウドサービスのご利用金額について – 初めて検討するWeb会議 –

クラウドサービスのご利用金額について

有料のWeb会議を利用する際に一番のポイントとなるのが費用感。
想定される利用状況に合わせたメニュープランを選びたいですね。

Web会議クラウドサービスで提供されるメニュープランは、接続数や払い出されるアカウント数、同時開催会議室数、利用時間などで決まります。
接続数やID数で決定される定額メニューは金額が高くなる傾向がある反面、時間を気にせずWeb会議クラウドサービスを利用できるといったメリットがあります。

対して、利用時間に応じた従量制のメニューは、規定の時間を超えると追加料金が発生しますが、Web会議の利用時間が短いケースでは総コストを抑えられ安価に利用することができます。

また初期費用とランニング費用のボリュームについても検討が必要です。初期費用が高くランニング費用が安く済むWeb会議クラウドサービスや、初期費用とランニング費用が平均しているWeb会議クラウドサービスなど、費用の負担時期が変わってきます。

こういった点から手軽に利用開始できるサービスやメニュープランから利用を始める、スモールスタートすることも効果的です。
利用頻度が上がった段階で定額サービスへの変更もしくは接続数の追加を行うなど、コスト効率を考えてWeb会議を浸透させていくのも1つの方法です。Web会議サービスによっては一時的に接続数を増加できるスポットプランを準備している場合もあるので、利用形態に沿ったメニュープランが選択できます。

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Web会議 無料版と有料版 何を選んだら良いかわからなくなってしまったら

Web会議 無料版と有料版 何を選んだら良いかわからなくなってしまったら

社外での利用も検討されているならば、まずは有料版Web会議を無料で試せるプランを申し込んでみることをお勧めします。

各社「無料トライアル」などの名目で無料で特定の期間だけ機能を試せる施策を準備していますので、その期間内なら検討しているWeb会議の利用方法を自由に試すことができます。
無料版Web会議と使い比べてみると、有料版Web会議との違いがよりはっきりと体感できるはずです。

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テレビ会議とWeb会議(ウェブ会議)を比較!違いはどこにある?

テレビ会議とWeb会議(ウェブ会議)を比較!違いはどこにある?

今までの記事ではWeb会議の有料版と無料版の違いをご紹介してきました。
では、Web会議とテレビ会議で比較した場合、どのような違いがあるのでしょうか。

Web会議とテレビ会議には明確に違いがありますが、実際には混同して認識されている場合も多いのが現実です。ここでは一般的に言われている両者の違いについて比較形式でご紹介します。

・Web会議とテレビ会議はどこに違いがあるのか。
・Web会議を使うメリットやデメリットはどこにあって、どんなシーンで使うべきなのか。
・どんな場面ではテレビ会議のほうがWeb会議よりも適しているのか。

この機会に様々な疑問を解決しましょう。

Web会議とテレビ会議の比較表

まずは比較表を使って、Web会議とテレビ会議の違いを見ていきましょう。

比較項目 Web会議(ウェブ会議) テレビ会議
機材 ・マルチOS/マルチデバイス対応Web会議サービスなら、ネット環境さえあればPC(ノート/デスクトップ)やスマートフォン(iphone/Android)、タブレット(ipad等)など、ほぼ全ての端末で利用が可能です。
※利用端末にマイク・WEBカメラ・スピーカー内臓でない場合別途機材は必要です。
・専用端末が必要になります。
ネットワーク ・クラウドサービスの場合、インターネットが利用可能な回線が必要。オフィス内LAN経由でもモバイルネットワーク経由でも問題ない場合がほとんど。 ・テレビ会議用に専用回線が必要な場合があります。専用ネットワーク網の検討・構築が必要な場合もあります。
利用シーン ・普段使用しているPCやスマートフォンなどを利用してWeb会議に参加します。(場所を選ばずいつでもどこでも利用可能。) ・テレビ会議の専用端末のある専用会議室に会議参加者が集まり利用します。
費用例 ・初期導入費
・必要があればWebカメラ/マイクスピーカー/ヘッドセットなど購入費
・月額固定/従量制サービス利用料(費用無料のサービスもあり)
・初期端末購入費
・端末設置・設定費
・必要があればディスプレイ購入費
・月額回線利用料
・月額サポート費
・月額利用料や年間ライセンス料
メリット ・場所や時間にとらわれず遠隔会議をすることが可能
・テレビ会議と比べ、導入や運用コストを抑えることが可能(コストパフォーマンスが良い)
・Web会議と比較して映像や音声の品質が優れていることが多い
・リモコンでシンプルな操作ができるため気軽に利用が可能
デメリット ・テレビ会議と比べると、映像・音声の質が劣る場合がある ・決められた場所でしか、会議を行えない
・端末が設置されている会議室が空いていないと利用できない
・専用端末が必要なため、同じ端末が無い取引先や新しい支店等との会議には使えない場合が多い
・専用回線が必要なため、回線工事が必要になる場合がある

上の比較表をご覧になると、Web会議(ウェブ会議)とテレビ会議のそれぞれの特長や、今ご自身で使うとしたらどちらが適しているのかイメージが膨らんできたのではないでしょうか。

2つのパターンでテレビ会議とWeb会議(ウェブ会議)を比較してみましょう

2つのパターンでテレビ会議とWeb会議(ウェブ会議)を比較してみましょう

パターンA:
『本社が東京、支社が大阪とアメリカにあります。いつも決まった時間に定例のミーティングを行いたい。』

定例でのミーティングなのであれば、ミーティングに参加する人や人数・拠点の数、開催される日時が決まっていることでしょう。その場合、事前に会議室は予約され、参加メンバーのスケジュールも確保されているはずです。決まった時間に、個々人が抑えられた会議室に集まり接続をする。画面の向こうには、各拠点の会議室の様子が映し出されます。

このパターンAの場合は、テレビ会議でもWeb会議でもどちらでも利用できます。

パターンB:
『あなたは、今アメリカに海外出張にきています。日本の本社から国際電話がありました。取引先から連絡があり、急遽すぐに打ち合わせを行いたい、との打診がありました。あなたが会議に参加することが必須とのことですが、あなたは来週いっぱいまでアメリカにいなければいけません。』

手元にはPCとWiFiのネットワーク環境しかありません。取引先にも、あなたの会社にはあるテレビ会議用の専用端末がありません。会議をするために日本に戻ることもできない状況です。
この場合では、PCとWiFi環境があればWeb会議を行うことができます。あなたは、出張中の空いている時間を探しWeb会議の時間を設定し取引先に連絡をする。Web会議の開催時間になったら、少し静かな場所を見つけてPCを開きます。画面には取引先、日本のオフィスにいる同僚がおり、会議が始まります。

パターンBの場合は、テレビ会議は専用端末がないために利用はできませんが、上記のようにWeb会議であれば問題なく会議を行うことができます。

目的別のWEB会議とテレビ会議のおすすめな利用方法は?

テレビ会議の利用でおすすめなのは、社内や支社間で行われる定例の会議です。専用端末が必要なため、端末がある会議室などでしか利用ができないデメリットは確かにあります。しかし、決まった時間・決まった人と行う会議の場合に関しては、リモコンのボタン一つで始められることや音声や映像の品質がWeb会議と比べて高いことを考えると、テレビ会議がおすすめだと言えます。

一方で、Web会議の利用でおすすめなのは、

・営業活動で遠隔地の企業と顔を合わせてので提案・打ち合わせを行いたい
・突発的に、社内や社外での遠隔会議が必要になることが多い
・社内の会議室が少ない/予約が取りにくい
・初期投資なく、遠隔会議を行いたい
・1対1はもとより、多拠点でも会議を行いたい
・遠隔会議の環境が無い取引先・支社と会議がしたい

等、ほぼ全てのご要望のシーンにておすすめできます。

時間や場所にとらわれず、汎用性の高いWeb会議が、ビジネスの利用シーンでは使い勝手が良いといえます。

Web会議(ウェブ会議)・テレビ会議システム「MeetingPlaza」。有料版Web会議と無料版Web会議の違いや、ウェブ会議とテレビ会議との比較を行ない、お客様に最適なWeb会議(ウェブ会議)・テレビ会議をおすすめしています。Web会議(ウェブ会議)システムならMeetingPlaza。2週間の無料トライアルでWeb会議(ウェブ会議)をぜひご体験ください!

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