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Web会議の豆知識

マイクスピーカーを使えばWeb会議も快適に!

マイクスピーカー

マイクスピーカーとは?

通常は別々の機材として必要となる「マイク」と「スピーカー」が一体化した製品です。
パソコンのUSB端子やアナログ端子などと接続して、Web会議で利用されます。
ハードウェアの機能でノイズキャンセラー機能やエコーキャンセラー機能を搭載しているため、複数人で参加するWeb会議を開催するのに適しています。例えば、会議室などで複数のメンバーがWeb会議に参加する場合、マイクスピーカーの利用をおすすめしています。

マイクスピーカー選びのポイント

会議室のサイズや参加メンバ数によりマイクスピーカーの大きさなどグレードが複数存在しているため、Web会議システム導入検討時にご相談いただければ用途に応じた最適なマイクスピーカーのご案内が可能です。
複数人で同時に話した場合の集音性能やノイズキャンセラー機能・エコーキャンセラー機能の有無、最大音量などの確認は購入前に確認されることをおすすめします。
大きな機材ではないため場所を取りにくいため、液晶ディスプレイなどと合わせて会議室の常備品として準備しておけば誰でも気軽にWeb会議を開催することが可能です。

お勧めのマイクスピーカー製品

ヤマハ マイクスピーカー製品のご紹介

ヤマハ スピーカーフォン/マイクスピーカー
磨き上げた音声処理技術と優れた操作性で遠隔コミュニケーションを進化させるYVCシリーズなど、全製品に高性能な適応型エコーキャンセラーとノイズリダクション機能を搭載しているWeb会議に最適なマイクスピーカー製品です。

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周りの環境騒音が気になるならヘッドセットを使ってみよう!

ヘッドセット利用イメージ

ヘッドセットとは?

一人だけでWeb会議に参加する場合、ヘッドセットのご利用がオススメです。
ヘッドフォンとマイクが一体化されていて、以下のようなメリットを手軽に
Web会議で利用できます。

 -音が漏れにくく、相手の声が聞き取りやすい
 -口元にマイクがあるので環境雑音がまざりにくい
 -両手が自由になるので、Web会議に参加しながら議事録作成など作業ができる

ヘッドセット選びのポイント

これからヘッドセットを準備しようとされている方は、ぜひUSB接続方式のヘッドセットを
ご検討ください。
パソコンなどにほぼ標準で準備されている接続方式なので、機材を選ばず活用できます。
また、デジタル接続となるため、音声がクリアに聞こえやすいです。

お勧めのヘッドセット製品

ゼンハイザージャパン ヘッドセット製品

ゼンハイザージャパン ヘッドセット製品
70年かけて培った音響ノウハウが最大の特徴であるゼンハイザー製品。周りの雑音を拾いにくいノイズキャンセルマイク機能や1日装着しても疲れにくい装着感など、使用するユーザー様の視点に立った製品開発が行われているヘッドセット製品はWeb会議でのご利用に最適です。

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高画質Webカメラの利用で相手の表情もくっきりと

Webカメライメージ

Face to FaceならWebカメラ

Webカメラを利用する場合、これから購入するならFullHD対応のWebカメラをおすすめします。
回線速度に応じて、高解像度から低解像度まで変更可能なWeb会議システムが多いですが、
高解像度を利用できる環境が準備できれば、映像品質の違いがよくわかります。

Webカメラ選びのポイント

会議室等で複数メンバーがWeb会議に参加する場合、より広角に映るWebカメラを選びましょう。
WebカメラとWeb会議参加者間の距離が同じでも、広角に映るWebカメラの方が広範囲を
撮影できるため、撮影範囲のセッティングの自由度が上がります。

また、Webカメラを接続するパソコンなど機材が対応していれば、より高速なUSB接続規格に
対応したWebカメラを準備しましょう。
パソコン側の負荷も減ることで、より快適にWeb会議をご利用可能です。

お勧めのWebカメラ製品

ロジクール ウェブカメラ製品サイトへ

ロジクール ウェブカメラ製品
広い視野角を備え、1080p HDビデオとH.264フォーマットをサポートするロジクール ウェブカメラはWeb会議での利用機材として最適です。洗練されたテクノロジーで、ほぼすべての環境でクリアなビデオ映像を提供します。

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機材の接続端子の違いに気をつけましょう

パソコンの接続端子例

接続端子はいろいろな種類があります

Web会議で利用するマイクやスピーカー、Webカメラとパソコンを繋げようとした時に、どの差込口に接続すれば良いのか迷ったことはありませんか?
例えば、ヘッドフォン端子やマイク端子、ライン入力/出力端子はぱっと見る限り同じ端子に見えるため、迷うことが多いです。そんな時には、差込口の横にあるアイコンマークや小さく書かれた端子名に注目すると、間違いがありません。

接続できれば使える、とは限りません

Web会議で利用する機材として接続する場合のポイントは、「端子を差込口に接続できる=利用できる」ではない、ということです。例えばヘッドフォンとヘッドセットは同じ差込口を利用するように見えますが、ステレオミニ端子と4極端子で差し込むべき端子が異なり、誤った端子に接続すると利用できません。
パソコンによっては併用できる差込口もありますが、利用する際には正しい接続の組み合わせを利用するようにご注意ください。

参考情報として、Web会議機材でよく利用される接続端子例をイラストでご紹介いたします。

Web会議機材でよく利用される接続端子例

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書画カメラ利用で図面や部品がはっきり映ります

書画カメラとは?

書画カメラとは?

書画カメラとは、主に平面の被写体を撮影してパソコンやプロジェクター等に映像出力できるカメラです。オーバーヘッドプロジェクター(OHP)に変わる機材として、教育やプレゼンテーションの場などで広く利用されています。通常のWebカメラとは異なり接写機能(マクロ)やズーム機能が強化されていることが多く、被写体を精細に映し出すことが可能です。また、カメラを自由自在に動かせるフレキシブルアームやレンズ回転機構を備えているモデルも多いため、カメラ設置位置や角度の調整力が優れています。

Web会議での書画カメラ利用方法

紙資料でしか存在しない設計図面や手書きコメント表、各種部品や基盤、常に情報が更新される鮮度の高い情報など、電子ファイル化や保存ができない情報であっても、書画カメラを使うと電子ファイルではない”実物の情報”をWeb会議で扱うことが可能です。
Web会議と書画カメラの組み合わせ例をご紹介いたします。

1.紙図面を使った仕様/設計変更を書画カメラとWeb会議で!

書画カメラで紙図面を使ったWeb会議利用イメージ
例えば、工事現場などで、設計図と現物の仕上がりが違っている、建物の仕様を急遽変更する必要があるなど、設計図面を元に打合せを行う場合があります。
紙資料しか存在しない図面などWeb会議の資料共有機能での検討が難しい場合でも、書画カメラを利用することで遠隔地との設計段階での情報共有や修正箇所の確認などをスムーズに行えます。
また、同じ資料を見ながら検討することでWeb会議参加者間での誤認識・勘違いを防ぐことも出来ます。

2.サンプル部品の実物を使った仕様検討を書画カメラとWeb会議で!

書画カメラで部品を使ったWeb会議利用イメージ
同様に例えば工場などで作成したサンプル部品についてクライアントとの仕様検討を行う場合、実際に存在するサンプルの情報をWeb会議の機能で共有することは難しいです。
書画カメラをWeb会議で活用することで俯瞰映像から部品の外観チェックを行ったり、マクロ機能を活用して精密部品の仕様を検討したりとサンプル実物を元にした検討を行えます。

3.撮影対象が複数ある講義やプレゼンテーションを書画カメラとWeb会議で!

書画カメラとWeb会議を使った複数撮影対象のある趣味の講座 開催イメージ
対面での会話、机上の部材や手元の作業の説明、ホワイトボードでの書き込みなど、カメラの配置換えや角度調整をWeb会議開催中に何度も行うような利用シーンにも活用できます。
趣味の講座やライフスタイルを向上する料理やコスメ、美容勉強会、趣向を凝らしたプレゼンテーション等で一人で何役も担当する場合などにおすすめです。
両手がフリーとなり、自立設置・レンズ回転できる書画カメラがあなたの味方になります。

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Web会議では「音声」がより重要です

Web会議で重要となるのは「音の良さ」

Web会議で重要となるのは「音の良さ」。
快適にWeb会議を利用するにはいくつかのポイントがあります。

1つ目は、「音切れ」がないこと。
2つ目は、「エコーキャンセラー」、「ノイズキャンセラー」があるか。
3つ目は、音声機材にあわせた設定のしやすさが挙げられます。

1つ目の「音切れ」が多く発生する会議については会議の進行がままなりません。
「音切れ」が発生する原因は、ネットワークの帯域が厳しい、もくはゆらいでしまう、パソコンのスペックが足りない等、様々な原因が挙げられます。
最近ではWiFiでのネットワーク利用が多かったり、社内では1台あたりに割り当てるネットワーク帯域が少なかったりと、ネットワークに起因するものが多くあるようです。
そのような環境でもなるべく「音」を優先して切れないように工夫がされているWeb会議システムを選ぶことで問題の解決ができます。

2つ目の「エコーキャンセラー」「ノイズキャンセラー」については、音声機材のハードウェアに搭載されているものもあります。
WEB会議を利用する環境は様々です。
パソコンに接続する音声機材が備えるエコーキャンセラ機能、ノイズキャンセラ機能を利用した方が良い場合。
音声機材の機能ではなく、Web会議サービスの機能を利用するのが望ましい場合。
そもそも、「エコーキャンセラー」「ノイズキャンセラー」を利用しない方が良い場合もあります。
そういった接続機材によって、設定をサジェストをしてくれたり、設定後でもより良い設定に変更ができるWeb会議システムを選ぶことで、より聞きやすい音でWeb会議が開催できます。

3つ目の「設定のしやすさ」は、詳しい方が参加している拠点から他の拠点の機材の設定を遠隔から変更できるWeb会議を選ぶと準備作業が楽になります。
Web会議に慣れていない方が参加するケースには、特に効果的なサポート手段となるでしょう。
せっかく性能の良い機材を利用しているにもかかわらず十分な音質で利用できない、といったことを防ぐ意味でも準備段階から遠隔サポートできる手段があるWeb会議を選ぶことが重要となります。

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周囲の騒音だけをしっかりブロック!ノイズキャンセラー機能とは

快適なWeb会議環境を目指すなら、周囲の騒音対策が必要です。

Web会議に参加した時、他の参加者から「雑音がひどい」「周りの音で声が聞こえない」と言われたことはありませんか。
例えばオフィスの自席からWeb会議に参加した場合、同僚の雑談やお客様からの電話、始業ベルや館内放送など、色々な音があふれていることに気が付きます
Web会議参加者の立場からすると全て騒音(ノイズ)であるため、快適なWeb会議を行うためには取り除きたい要素です。

この周囲の騒音(ノイズ)だけを相手に聞こえないようにする機能を「ノイズキャンセラー」と呼びます。
“騒音(ノイズ)だけ”を聞こえなくする、という部分が技術ですね!

ノイズキャンセラーを使うと周囲の騒音をWeb会議に伝えにくくなります

ノイズキャンセラー機能はWeb会議サービスに標準機能として搭載されていたり、使用機材のマイクなどに組み込まれています。
特に利用するマイク機材に合わせて、ノイズキャンセラー機能の強弱や機材の機能を優先して利用するなど、自動的に最適な設定を行うWeb会議サービスもあり、より快適にWeb会議を利用することが出来ます。

ただし、ノイズキャンセラー機能を強く掛けすぎると話者の声が聞き取りにくくなる場合もあるため、そもそもの原因である周囲の騒音を減らすことが大切です。
例えば、Web会議に参加する場所を選択するだけでノイズ発生源を遠ざけることが出来ます。オフィスでは人が居ない空き部屋、外出先では車道から離れた公園などからWeb会議に参加することで周囲の騒音を大きく減らせます。Web環境へ参加する時の工夫だけでも声が聴き取りやすいWeb会議環境を構築できます。

また、マイクのON/OFF機能を活用して話す時だけマイクON状態にするだけで、Web会議参加者に不要な音が伝わらなくなります。

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エコーキャンセラー機能でやまびこを改善しよう!

自分の声がスピーカーから聞こえてしまうのが「エコー」

Web会議に参加していて、自分が話した声がなぜか相手先からやまびこのように聞こえてきたことはありませんか?
これは「エコー」が発生している可能性があります。

カラオケだと歌がうまく響くようにわざとエコーを発生させる機能がありますが、Web会議では「エコー」が発生してしまうと自分が話した内容が戻ってきて自分のスピーカーから聞こえてしまうため、非常に話しづらくなってしまいます。
この「エコー」を改善する機能が「エコーキャンセラー」機能です。
前述の「ノイズキャンセラー機能」と合わせて、Web会議の標準機能の一つとしてサービスや機材に備えられていることが多いですね。

「エコー」の原因は、他のWeb会議参加者の環境でスピーカーから流れる自分の声が再度マイクに取り込まれて戻ってきてしまうためです。解決するためには、自分以外のWeb会議参加者の端末側で「エコーキャンセラー」機能を有効にする必要があります。

据え置き型のマイクスピーカーやハンズフリーでスマートフォン・タブレットを利用している場合、エコーが発生しやすいので「エコーキャンセラー」機能の利用を推奨します。
また、スマートフォンやタブレット利用する際に全体を覆うタイプの保護カバーを装着していると、保護カバーを伝わった音声がエコーとして戻りやすくなることがあるため、エコーキャンセラー機能を使っても改善出来ない場合は保護カバーを外してWeb会議に参加されることをお勧めします。

エコーを改善するために他のWeb会議参加者に説明しようとすると伝えにくい現象なため、説明用途に使えるわかりやすいイラストPDF資料を準備してあります。
資料を活用して、エコーを改善した快適なWeb会議をぜひご利用ください。

自分の声がやまびこみたいに聞こえる?エコーを改善するチェックポイント

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Web会議をスムーズに進めるには?「事前準備」のススメ

Web会議をスムーズに進めるには?「事前準備」のススメ

複数拠点ですぐにコミュニケーションがとれるWeb会議が様々な利用シーンで活用されていますが、実際に使ってみると特に初めてWeb会議を利用する方は機材の利用方法などで戸惑う方もいらっしゃるようです。そこで円滑にWeb会議を進めるためにおすすめしたい事前準備について、詳しくご紹介します。

機材の動作をチェックする

Web会議ではカメラやマイク、スピーカーなどの機材が必要になります。いざWeb会議をしようと思ったら、映像が映らない、音が聞こえなくて会議に参加できないということが起こらないように、きちんと各機材が機能するか動作確認をすることをおすすめします。

機材が正常に機能するかどうかだけでなく、映像の画質や音声の音質も合わせて確認することをおすすめします。画質が悪いと相手の表情がはっきり確認できませんし、音質が悪いと何を相手が言っているのか聞き取りにくくなってしまいます。何度も聞き直せば、それだけ会議の効率も悪くなってしまいますし、相手の方のストレスにもなりかねません。
事前に画像や音声を確認して、スムーズなコミュニケーションがとれるか確認しておくべきでしょう。

また、機材がうまく機能しない、しかし故障でもないというケースも出てきます。その場合にはWeb会議を使わずに、カメラやマイク・スピーカーなど機材が単品で利用できるか、確認してみましょう。
その後、OSの種類やバージョンの確認をします。Web会議システムによってはOSの種類やバージョンが動作条件として指定されており、種類やバージョンが合っていないと正しく動作しない場合もあります。

その他、CPUやメモリの容量に余裕があるか、ネットワークが安定して利用できているか、などが確認が必要になります。CPUやメモリが不足していたり、ネットワークの瞬断などが発生してしまうと、Web会議中に接続が不安定になってしまうことも考えられます。

マイクが拾う音の範囲を把握する(雑音防止)

特に一つの会議室に複数の人が集まって参加する場合、マイクがどの範囲まで音を拾うのかチェックすることをおすすめします。マイクから距離が離れすぎていると発言しても音を拾ってくれなかったり、拾っても不明瞭でほかの拠点の人が聞き取れないといった事態が起こるからです。実際に前もってマイクの位置を動かして、ある程度の距離をとって話してみて、その声がきちんと確認できるかどうかチェックしてみましょう。もし集音性や音を拾う範囲が自分たちの会議に適していなければ、速やかに別のものと交換します。

マイクが拾う音の範囲を把握する(雑音防止)

マイクを設置する場所にも注意を払うべきです。場所によっては機材のファンの回転音などをノイズとして拾ってしまい、発言者の言っている内容を聞き取れなくなることもあるからです。環境音のようなノイズについては、Web会議システムやマイク機材のノイズキャンセラー機能で改善できることもあります。

また、内容検討などを行うためWeb会議中でも会議室にいるメンバーだけで話す機会も出てきます。その場合、相手先に会話内容が伝わらないようにマイクを一時的にOFF(MUTE)にする方法は事前に確認しておくべきでしょう。通常はWeb会議の画面やマイク機材のスイッチで制御できるため、動作確認時にスムーズにマイクON/OFFが切り替えできるか試してみることをおすすめします。

資料や機材の設置場所を決めてスムーズな動線を作る

資料や機材の設置場所を決めてスムーズな動線を作る

Web会議を始める前に、機材をどこに設置するかも重要なポイントです。
特にカメラの設置場所は事前確認しておくべきです。カメラを設置するにあたって重要なことは、会議の参加者をすべてフォローできるかどうかです。Web会議でカメラを設置するメリットは、参加者の表情が確認できる点です。もしカメラがすべての参加者をカバーできていなければ、このメリットも半減してしまいます。
実際にカメラを起動してみて、実際に参加者の座る場所を映してみて、カバーできているかどうか検証します。

また、例えばセミナーや説明会などWeb会議中に人の移動がある場合には、導線を意識することも重要です。どのような机や椅子のレイアウトにすれば、スムーズに人が動けるか、ケーブル類の取り回しが邪魔にならないかなど、事前にシミュレーションするのがおすすめです。

ファイルの置き場所と名称を工夫して資料共有を使いやすくする

Web会議のメリットとして、資料やデスクトップの共有ができる点が挙げられます。このメリットを生かすためにも、会議の時に共有したい資料をすぐに利用できるように準備しておくべきです。具体的には一つのフォルダにまとめておく、わかりやすい資料名に変更しておくなどです。

デスクトップ画面は全画面の共有はもちろん可能です。しかしそれ以外に特定のアプリケーションを選択して共有する方法もあります。もし共有したいアプリケーションが決まっていれば、そのアプリを前もって開いておくことで、会議の参加者を待たさずに資料を迅速に共有できます。相手に余計なストレスを与えることもなくなります。

困ったときはサポート窓口へ相談を

問題が解決できない場合は、Web会議サポート窓口まで相談することをおすすめします。現在利用している機材の確認も必要な場合があるため、問い合わせ時には機材を準備しておきましょう。

また、Web会議サービスによっては動作確認用のお試し会議室が準備されています。本番前の余裕があるタイミングで事前にお試し会議室を利用して、機材の動作確認を行うのが一番良いでしょう。また、お試し会議室のサポート担当者を相手にマイクボリュームの確認や映像品質の確認など必要な設定を確認したり、機材別のおすすめ設定などを確認することで、より快適なWeb会議環境を簡単に整えることができます。

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