Web会議入門Web会議ならではの資料共有

Web会議とは?

Web会議ならではの資料共有イメージ

電話会議を代表とした音声のみの会議では、資料の共有がありません。
このような会議の場合、議題となっている資料のどこの部分について、説明、打ち合わせをしているのかを意識する必要があります。

よくあるケースは、では「○○資料の1ページ目から・・、次を飛ばして3ページ目を御覧ください」など、常に説明している資料の場所を口頭で説明する必要がでてきます。さらにパワーポイント等の資料が普通に利用されている会議では、文字だけではなく、図表やイラスト、イメージ等、口頭では伝えにくい表現も多くなっているケースもあります。

こういったケースをWeb会議にすることで会議の効率化がはかれます。
Web会議では資料共有の機能を有しているものがほとんどで、資料ファイルをWeb会議に参加している各拠点に配信できます。
説明者は画面越しに資料を共有することで、どのページを説明しているかを都度伝える必要がなくなり参加者もどの資料を説明しているかひと目でわかるため、短い時間でより深く検討することができるようになります。
さらに、説明箇所を注目・強調させるためのポインタ機能やフリーハンドの描画機能等があると、効果的にポイントを伝えられます。

離れた場所に居る人と「顔を見て」「話して」会議を行うだけではなく、様々なファイルをWeb会議で「共有する」ことでより効率的な会議運営や意思決定ができるようになります。

資料ファイル以外にも静止画や動画、Webページなど様々なフォーマットのコンテンツも共有可能な点も、Web会議のメリットの一つです。
いくつかの共有方式がサービスの選択肢として提供されていることが多く、資料やコンテンツの特性、ファイル配布が可能か、双方で編集の必要があるかなどセキュリティの観点などに合わせて、より適切な共有方式を選択することが快適なWeb会議を行うコツです。

Web会議での代表的な共有方式をご紹介しましょう。

ファイル共有

Web会議 ファイル共有方式の説明

特徴

・ファイルをWeb会議参加者の各端末に配布します。
・『動きのある』資料ファイルやコンテンツの共有に適しています。例えば、こんなファイルの共有にぴったりです。

  • -アニメーションが設定されているPowerPoint提案資料/デモ資料
  • -動画ファイル

メリット

・アニメーションや動画など同期再生させる事が可能です。例えばPowerPoint形式のドキュメントに設定されているアニメーションも同期可能です。また、動画ファイル(AVI、WMVなど)を音声と合わせて同期表示できます。
・マーカーペン機能などで書き込みができます。例えば資料の注目ポイントなどをマーキングすることでWeb会議参加者と共有できます。
・ファイルが会議参加者端末にダウンロードされてからの操作はとてもなめらかに表示可能です。

デメリット

・会議参加者の端末に共有されたファイルを操作できるアプリケーションがインストールされている必要があります。
・会議参加者端末にファイルがダウンロードされるまでネットワーク状況によっては時間がかかる場合がある。

その他

・Web会議での共有に特化したファイル形式へ変更した後に共有を行う方式もあります。特殊なアプリケーションや高価なアプリケーションが必要となるファイルの共有が必要な場合でも、Web会議参加者の端末へソフトウェアをインストールする必要がありません。例えば、図面の共有に適しています。

アプリケーション共有

Web会議 アプリケーション共有方式の説明

特徴

・ファイル送信やフォーマット変換など操作不要です。ディスプレイに表示させたアプリケーションの画面をそのままWeb会議参加者と共有可能です。リモートデスクトップに近いイメージです。
・Web会議の場でファイル編集が可能なため、例えばこんなファイルの共有にぴったりです。

  • -各種オフィスソフトウェアの資料(予算リストや提案書など)
  • -検討会議資料

メリット

・ファイル自体を資料共有中に他のWeb会議参加者が編集する事ができます。操作権の譲渡によって双方向での編集操作が可能です。
・画面転送の為、会議参加者端末に「ファイルを開く為のアプリケーションがインストールされている」必要はありません。
・アプリケーションの表示領域だけを共有するため、壁紙やアイコンが他のWeb会議参加者から見えてしまう心配がありません。
・資料やコンテンツファイル本体を共有しないため、安全性が高いです。

デメリット

・アニメーションなど動きのある資料やコンテンツを共有した場合、より通信量が多くなります。
・会議参加者端末のディスプレイの解像度に大きな差があった場合、見た目の大きさが合わない場合があります。

デスクトップ共有

Web会議 デスクトップ共有方式の説明

特徴

・ディスプレイ全体、もしくは画面の任意の指定範囲を共有します。
・ドキュメントなどの表示共有ももちろん可能です。さらに操作の共有も可能なため、遠隔サポート業務に適しています。

メリット

・「リモートサポート」機能を利用して遠隔からあらゆる操作が可能。

デメリット

・アプリケーション共有同様、動きのある資料やコンテンツを共有した場合、より通信量が多くなります。

 

 

ホワイトボード

Web会議 ホワイトボードの説明

特徴

・実在するホワイトボードを使うように、Web会議でも機能として利用できます。
・Web会議参加者が自由に書き込みできます。
・フリーハンドで手書きできます。
・マジックを選ぶようにペン先の色や太さを選択できます。
・書いた線や文字は自由に削除可能です。

 

 

 

 

 

 

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