Web会議の豆知識【Web会議の素朴な疑問】参加人数の条件や制限はあるのか?

Web会議の豆知識

【Web会議の素朴な疑問】参加人数の条件や制限はあるのか?

会議スペースの制約を軽減できるのがWeb会議の特徴

会社などで会議をする場合、会議スペースの制約上、全員が参加できないケースもあります。たとえば大企業で日本中に営業所や支社があり、その責任者を集めて全体的な会議を行う場合、同時刻・一つの場所に全員を集めるのは、全員のスケジュールや会議スペース確保の点から、調整が難航しがちです。また事前に日時を決めておいたとしても、遠方からの参加者は会議前後の移動時間や宿泊場所なども考慮し調整をしなければなりません。そうなるとコストも多く掛かることが容易に想像できます。

会議スペースの制約を軽減できるのがWeb会議の特徴

Web会議であれば、複数のロケーションをネットワークでつないでミーティングを開催できます。一つの場所に集まって会議をする場合と比較して、近場のロケーションに参加できると共に、ロケーション毎に参加人数を分散できる為、会議参加者を増やして開催できるのがメリットです。近年のWeb会議で用いられるマイクやカメラなどの機材も進化しており、多くの人数が参加した場合でも集音ができるような機種もあります。大人数が参加するミーティングでも、コミュニケーション面で支障をきたすような心配もありません。

Web会議を活用した場合、さらにグローバルな大人数の会議を開催することも可能です。会議を開催する時間さえ調整できれば、多国間を拠点とした会議を定期的に実施できます。海外の取引先や拠点と頻繁にコミュニケーションをとることは、これまでは難しいものでした。しかしWeb会議を導入することで、この問題も解決できます。大人数で効率的にコミュニケーションがとれるため、導入しない手はありません。

スクリーンの数や確認したいメンバを考慮し会議設営をする

スクリーンの数や確認したいメンバを考慮し会議設営をする

Web会議は複数の拠点をネットワークでつなぎ遠隔コミュニケーションを図るツールです。一つの場所に参加者を集めて行われる通常の会議などと比較して、より多くの人数が会議に参加できます。ただし、注意しなければならないのは、確認できる拠点映像(顔の表情)数には制約がある点です。大勢の人が参加した場合は表情が確認しにくくなるので注意が必要で、各会場の雰囲気、参加者を確認する程度になります。

コミュニケーションをとる際に言葉とともに重要なのは表情と言われています。同じ「わかりました」という言葉でも明るく言われれば快諾ですし、難しい表情をしながらであればしぶしぶ承諾、といったニュアンスになります。同じ言葉でも、表情を見た人の受け取る印象は大きく異なります。Web会議であれば、発言をする主要なメンバは表情が見えるように個別参加をし、聴講がメインの拠点は会議室全体を映し雰囲気が伝わるように、といったフレキシブルな会議形態で運用が可能です。
時折インターネットの書き込みやSNSでトラブルが発生するのはメディアでもしばしば取り上げられます。これは相手の顔が見えず、書き込まれたコメントだけで解釈することにも原因があります。
大切な話し合いをする際には、特に表情を見ることが重要です。

また、大人数でWeb会議をする際に、コミュニケーションを円滑に進めるコツとして、周りの人が話している会話など周囲の雑音が入らないよう自分の発言時以外はマイクをOFFにするといったものなどがあります。参加者自体も多くなればなるほど、ワイワイガヤガヤとしてくるため雑音も生じやすいです。できるだけ発言をしているときには周りの人は言葉を発さないように配慮したり、発言がかぶって肝心な発言者の言葉がよく聞こえなかったというようなことが無いよう、映像をみながら相手の様子を確認し発言をするといったことで、快適で深い理解を得られる会議運用が可能になります。

Web会議の利用規模の上限を一時的に増やせる?

Web会議の利用規模の上限を一時的に増やせる?

Web会議では、大人数が参加するような会議にマッチしたコースを用意しています。たとえばWeb会議によっては、100拠点を超える同時接続に対応した利用プランが準備されています。
また、通常は少数で会議を開催し、年に何度か参加人数を増やして大規模な会議を行う企業もあるはずです。そのようなケースにも対応するために、期間限定の利用拡大メニューを用意しているWeb会議もあります。「期間限定」という名称の通りで、特定期間のみ会議の利用規模を増やせます。最低期間は1か月という短期のWeb会議にも対応している場合もあり、気軽に利用規模の拡大を行える環境が提供されています。

Web会議では料金プランとして、利用時間に応じて課金する従量課金プランと定額プランを用意しています。従量課金プランでは、比較的安価に会議が行え、費用負担が少ないのが特長です。ただ、会議によっては参加者の間で意思統一ができず、会議の時間が長引いてしまうこともあるはずです。そういった場合は、定額プランの契約をお勧めします。利用時間によって料金が変わることはありません。利用時間を気にすることなく、納得するまで話し合いを行い問題点の解決を見出すことも可能になります。
このように、Web会議では利用者の用途やスタイルに応じて様々なプランを用意しています。また先ほどご紹介したような一時的に契約を変更する、利用規模を拡大するプランも準備されています。最適な利用プランを知るためにも、気になるWeb会議提供企業へ導入検討段階からお気軽にご相談されることをお勧めします。

一時的に契約を変更する、利用規模を拡大するプランも準備されています。

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