Web会議・テレビ会議入門障がい当事者を含むメンバー同士でのWeb会議活用レポート

Web会議と働き方改革

障がい当事者を含むメンバー同士でのWeb会議活用レポート

MeetingPlazaは映像・通話品質や接続数、資料共有機能、セキュリティ面で優れていると好評をいただいており、4500社以上に導入実績のあるWeb会議システムです。
今回はそんなMeetingPlazaが障がい当事者でも支障なく活用できるのか、NTTクラルティ様が障がい当事者を含むメンバー同士でWeb会議を利用したレポートをお届けいたします。

NTTクラルティ

今年創業15年を迎えるNTTグループの障がい者雇用のための特例子会社です。種々の障がいのある社員が共に働き、社員一人ひとりの障がい特性を理解し、それを強みとして活かすことが出来る様々な事業を展開しています。会議室常設のテレビ会議システムを利用中です。
今回はさまざまな障がい当事者を含むNTTクラルティ社員がWeb会議「MeetingPlaza」を利用しました。

●NTTクラルティならではの会議風景

NTTクラルティ様Web会議風景

NTTクラルティの特徴的な配慮事項としては、聴覚障がい者は手話通訳を介して打合せや会議に参加しています。MeetingPlazaによる会議召集の際も、当事者に加えて手話通訳者もアサインしました。当事者と通訳者が同じ会議室で参加するパターンに加え、別ロケーションでMeetingPlazaを介して手話通訳をするパターンでも利用しました。
また視覚障がい者は主に音声情報を頼りにしているため、MeetingPlazaの利用にあたっては普段使っているスクリーンリーダー(音声読み上げソフト)が使えるPC環境から会議に参加しました。

以降は活用イメージや感想について、4名の方のコメントを紹介いたします。

1.聴覚障がい者(Aさん)のコメント

私は、聴覚障がいがありますが、MeetingPlazaの招集を受け取って、会議に参加するまでのプロセスは何も支障なくスムーズでした。
聴覚障がいは耳から音声情報を獲得することが困難であるため、音声のやりとりを主とするWeb会議は、いくつかの取り決めや工夫が必要でした。

手話通訳者が同じ部屋にいる場合は、手話通訳者がついてこられるよう「発言者は一人にし同時発言はしない」、「ゆっくり発言する」などのルールが有効で、発言者を明確にするためにも、発言者はMeetingPlazaの機能を使って「挙手」し、司会進行役が指名してから発言することでスムーズに会議を行えました。
また、チャット機能を利用し、「全員が発言と同時にチャットにも発言内容を入力する」もしくは「入力担当者を決め、その人が会議の内容をリアルタイムに入力する」といったルールで進めるとよいかもしれません。時に議論がヒートアップしてチャット入力が中断することがないように、会議参加者全員がそのルールを徹底することが大事になってきます。

別ロケーションでMeetingPlazaを介して手話通訳をするパターンも試してみました。
映像を通じて手話をするため、会議画面サイズが小さくなりすぎないようにグリッド画面を利用するなど工夫しました。画質もきれいだったため手話を読み取ることができました。
資料共有や画面共有を利用する場合、発言内容を手話通訳するより、説明者がポイントや発言箇所を明示するほうが分かりやすいと思います。

これまで視覚障がい者は手話通訳と一緒に会議や打合せに参加していましたが、MeetingPlazaを介して手話通訳ができるということで、通訳者の場所や時間の制約がなくなる可能性を感じました。

2.手話通訳(Bさん)のコメント

手話通訳を交えた会議風景

私は手話通訳としてMeettingPlazaでのWeb会議に参加しました。
これまで、社内の会議以外に、各地をテレビ会議でつないで、現地で当事者に手話通訳することはありましたが、Web会議を通じて通訳をするのは初めてでした。

結果、映像がきれいでスムーズでしたので、手話を通じてWeb会議に参加することができました。
発言者を明確にし(司会者が指名するなど)、ゆっくり発言し、同時に話さない、など会議ルールを定めて遵守すれば、手話通訳としてMeetingPlazaを介してのWeb会議参加も十分可能だと考えます。

3.視覚障がい者(Cさん)のコメント

私はスクリーンリーダー(音声読み上げソフト)が使える自席のPC環境からMeetingPlazaによるWeb会議に参加しました。
会議自体は音声がクリアに聞こえるため、誰が発言しているのか声で判別することも可能でした。もちろん、司会者が指名してくれればより分かりやすく参加できました。

視覚障がい者はほとんど画面が見えないため、会議相手の状況・音が途切れているのかただ黙っているのかなど判断できないことから、見える人と一緒に参加するのが望ましいと思いました。
不慣れな場所への移動を伴う会議や打合せが苦手な視覚障がい者にとってMeetingPlazaは強い味方だと思いました。

4.肢体障がい・車いす使用(Dさん)のコメント

私は前の会社を含めていくつかのWeb会議システムを使ってきました。
Web会議を実現するためのシステム製品やサービスは数多く存在し、それぞれで実現できる会議の環境は大きく異なると感じています。その理由は、従来の電話会議などとは異なり、単なる遠距離間のコミュニケーションではないからです。

Web会議環境の多くは、「リアルタイム」に「映像や資料などのコンテンツ」を「複数の場所」で「双方向」に共有できますが、その多機能性がゆえにシステムが複雑化してしまっている印象があります。 具体的には、接続までの手順が難解であったり、他のソフトウェアとの親和性が無いといったことがあげられます。

その点では、MeetingPlazaはアプリケーションのインストールからカメラ等機器の接続、会議召集や会議室への接続など、各種手順は比較的安易で直感的にできると感じました。
会議中の画面や資料の共有においても、UI操作性や画面表示の解像度、音声の聞こえやすさなど、申し分ないと感じました。

場所を選ばず、密なコミュニケーションを図ることができるWeb会議は、もはや業務を遂行する上で欠かすことができないシステムです。MeetingPlazaのようなWeb会議が、より手軽に使用できるようになれば、私たちのように移動に困難のある障がい者の在宅就労を促進させるという面でも可能性が高まると思います。

直感的な操作性、簡易な接続、汎用性によって、誰もが自然にコミュニケーションを図れるWeb会議システムとして、MeetingPlazaは高く評価できると考えます。

総括

今回、さまざまなシチュエーションを設定して、MeetingPlazaによるWeb会議を実施しました。
利用した社員へのアンケートを取ったところ、利用者全員が「普段の業務で利用できたら便利である」と回答し、利用者の90%以上が「普段の生活でも利用できたら便利である」と回答しています。
テレビ会議システムに比べても音声や映像の品質は問題なく、会議資料やPC画面の共有、参加者の映像サイズの変更なども柔軟にできることがわかりました。
会議ルールを明確化するなど、MeetingPlazaをさらに活用した働き方改革に期待が膨らみました。

NTTクラルティ様MeetingPlaza利用者アンケート

また、Web会議は場所や移動の制約からも解放してくれます。特に肢体不自由や視覚障がい当事者にとって、打合せのために移動することは障壁が高いのですが、取引先・相手先をゲスト招待する形でMeetingPlazaを利用することで、より柔軟により豊かなコミュニケーションが実現できます。
また、在宅勤務者も気軽に参加できるようになれば、あらゆる社員にとって豊かな働き方が実現し、業務の効率化や生産性の向上が期待できそうです。

Web会議のポイント

MeetingPlazaは、場所や移動距離の制約が軽減され、積極的に活躍できる業務分野の拡⼤にもつながる点を評価していただきました。
健常者・障がい当事者を問わない働き方改革施策の一つとして、期待されています。

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