MeetingPlaza Web会議Web会議の利用シーン

Web会議の利用シーン

複数の遠隔地との打合せに

遠隔地との打合せにWeb会議がオススメです

距離を理由にしない営業活動を

片道の移動時間で3時間掛かるお客様との打合せ。
会社にいれば別の仕事が出来たのに・・・と考えたことはありませんか?

そんな時にはぜひWeb会議をご利用ください。
電話やメール、チャットとは違って「顔を見ながら」「話して」「資料共有」できる打合せ環境を
提供します。納得するまで双方向コミュニケーションすることで、次に実際に合うタイミングで
更に細かい調整が捗ります。

例えば、全国各地に支社・支店・店舗を持つ企業様なら、Web会議を導入することで全国規模での
支店長会議を定期的に開催できます。
また、遠方の大事なお客様をケアしたい営業の方であれば、Web会議を導入することで操作説明や
製品カスタマイズのヒアリングなどにご利用いただけます。

多国間会議を気軽に開催!

気軽に往来できない海外拠点との打合せにも気軽に利用可能です。
Web会議を利用する時間帯を合わせれば、多国間拠点会議を定期的に行うことでホットな話題を
世界的に共有できます。

直接お会いして膝詰めでお話をする事もビジネスの中では大切です。
そういった時間を有効に取れるよう、Web会議をバランス良く利用しながら、
ビジネススピードを上げることも可能です。

距離に負けないWeb会議

Web会議の利用シーン

多拠点を繋いだ集合研修やセミナーに

研修・セミナー用途にWeb会議①

距離を気にしない研修開催を

社内研修や集合教育は開催場所の確保やタイミングの調整など摺り合わせが多く、
参加者にも負担が掛かるイベントです。

そこでWeb会議をオススメします!
Web会議を利用すると、「参加者の移動が不要」「開催場所の確保が不要」
「研修時間以外の時間を有効活用できる」などメリットが豊富です。

個人単位でも少人数でもお好みの人数単位での参加が可能なため、
大小様々な規模での研修・セミナーにご利用いただけます。

研修・セミナー用途にWeb会議②

Web会議の利用シーン

在宅ワークやテレワークでの積極利用

テレワークにもWeb会議を積極的に活用しよう!

テレワークへの対応

職場環境や勤務環境を改善して、ワークライフバランスの向上などを全社的に取り組む企業が
増えてきました。自宅などで仕事をする「テレワーク」も改善施策の一つとして、
注目されています。

勤務時間の軽減や勤務終了後の時間の活用などにも有効なテレワークですが、メールや
チャットでコミュニケーションが取れたとしても、テレワーカーとオフィスのメンバー、
もしくはテレワーカーとお客様が顔を合わせてのディスカッションが非常に有効な
ビジネスシーンも多々あります。

テレワーカーとのコミュニケーションを大事に

そんな時こそ、Web会議!
Web会議でオフィスの様子を常時放映しておくことで、テレワーカーとオフィスメンバーとの
一体感を感じ取れます。
また、オフィスメンバーやテレワーカーへの問い合わせや打合せなども、Web会議を
活用することでお互いが納得できる会議を開くことが出来ます。

また、居室内の在籍状況の確認等でも利用可能です。
遠くで勤務をしていても、気軽に声をかけられるような環境を構築できると
一体感が出て良いですよね。

テレワーカーとのコミュニケーションならWeb会議

Web会議の利用シーン

現場をつなぐコミュニケーションツールとして

Web会議で現場をつなぐ-工事現場の場合①

現場でしかわからないこと

現場の状態など、直接見てもらわないと情報共有や判断が難しい案件、よくありますよね。
電話の説明だけでは伝えづらい話が特に工事や作業の現場だと、多々あります。

そんなときにもWeb会議がオススメです。
携帯SIMやWiFi利用可能なタブレットやスマートフォンを現場に持ち込めば、
すぐに本社会議室とWeb会議を開催できます。

現場と本社をつなぐコミュニケーションツール

現場の施工風景や問題点などを現場で撮影しながら関係者に説明。
本社メンバーは図面ファイルを共有することで問題解決や判断を行う。

現場と本社をつなぐ双方向コミュニケーションがWeb会議なら可能です。
もちろん、海外の現場とも繋がります!

Web会議で現場をつなぐ-工事現場の場合②

Web会議の利用シーン

不動産売買など窓口業務ツールとして

重要事項説明書イメージ

有資格者の対応が必要な窓口業務

不動産売買、金融、投資、年金をはじめとした相談等は、専門知識を必要とするスタッフが必要です。
また説明を受ける方にとっても、普段の生活の中で不動産売買に限らず金融・投資相談や年金相談など契約に関する相談事項が意外と行われていることに気が付きます。
契約まで至るのであれば、人生の中で重要なイベントの1つです。
双方にとって対面の時間により多くをかけ内容の濃いものとすることが必要です。

そんな大切な説明会や相談会ですが、参加予約を行うにしても契約元の相談スタッフのスケジュール調整などもあり都合を付けるのも大変です。
また、開催場所も相談内容や相談スタッフの有無によっては遠方でのみ開催されるケースも多く、距離的な理由で気軽に参加できないこともあります。

こんな利用シーンでも、Web会議は利用されています。

窓口業務でお勧めしたいWeb会議の機能

重要事項を説明する利用スタイルでは、以下のような機能が利用できるWeb会議がお勧めです。

○自動録画が可能-重要事項説明の証跡として、録画ファイルを残すことが出来ます。
○資料共有機能-契約書など重要な書類を大きく表示・共有することで、お互い納得して検討することができます。
○遠隔設定アシスタント機能-参加者の方はWeb会議に参加するまでにマイクやスピーカーの設定に困る場合もあります。主催者が遠隔からサポートできる機能が必要となるでしょう。

Web会議で行う重要事項説明イメージ

窓口業務ツールとしてWeb会議を利用するメリット

■主催者(契約元)のメリット
・遠方へ出張しなくても、重要な説明が遠隔で可能となります。
・契約書類などの確認を大きな画面で説明できます。
・自動録画機能により、重要事項の説明証跡として録画動画を保存できます。

■参加者(契約先)のメリット
・遠方の相談窓口に出向かずに、重要事項説明を受けられます。
・難しい操作は主催者側で行われるので、「見る」「聞く」「話す」ことに集中でき、大切な契約内容を検討できます。

Web会議の利用シーン

在宅ワーカーとのコミュニケーションツールとして

在宅ワークでのWeb会議利用イメージ

働き方の選択肢「在宅勤務」

ここ数年で「働き方改革」が企業全体の視点から考えられることが多くなってきました。
また、何らかの理由があって「在宅勤務」を始める方も増えています。
主婦の方や定年後シニアの方、Iターン/Jターンで仕事環境を大きく変える方など。
年齢層も性別も、在宅勤務を始められる理由もまたそれぞれです。

企業としては在宅ワーカーには納得して気持ちよく働いてもらえることが目標になるでしょう。
企業と在宅ワーカーとの間で円滑なコミュニケーションを取る環境提供の必要性もでてくるかと思います。
そんな時勢の中、企業と在宅ワーカーを繋ぐコミュニケーションツールとして、Web会議が利用されています。

コミュニケーションツールとしてお勧めしたいWeb会議の機能

在宅ワーカーとのコミュニケーションツールとして利用するスタイルでは、以下のような機能が利用できるWeb会議がお勧めです。

○遠隔設定アシスタント機能-参加者の方はITスキルが苦手な方が多いケースが考えられます。
 主催者が遠隔からサポートできる機能が必要となるでしょう。
○資料共有機能-作業内容の説明など確認・検討が必要な業務資料を共有するために必須です。
○シンプルなインターフェース-特に参加者側の操作画面では機能や操作が複雑である必要が無く、基本機能がシンプルなインターフェースで利用できることが望まれます。
○高解像度対応-お互いの表情が良くわかることで安心感に繋がります。心配事などが顔に出ている場合も勤務管理者の方が気づきやすくなり、また会話にも弾みがつきます。

コミュニケーションツールとしてWeb会議を利用するメリット

■主催者(勤務管理者/会社上司)のメリット
・まずはできることから始められる「働き方改革」施策として効果的です。
・遠方で働く在宅勤務者とのコミュニケーションを改善できます。
・主婦や定年後勤務者などIT知識や機材の扱いが苦手な在宅勤務者でも、アシスタント機能を使って遠隔操作で接続環境をサポートできます。
・資料共有を使って画面で説明をしながら作業指示ができるので、意思疎通が深まります。

■参加者(在宅勤務者)のメリット
・パソコンの操作やマイク・スピーカー設定が苦手な方でも困った場合は主催者からの遠隔アシスタントを受けられるため、気軽に打合せに参加できます。
・難しい操作は主催者側で行われるので、「見る」「聞く」「話す」に集中できます。

Web会議の利用シーン

小規模講演の遠隔受講ツールとして

英会話教室でのWeb会議利用イメージ

主催者が場の進行を管理できる「安心感」

英会話教室やカルチャースクールなど小規模な講演などでは、講師1名と聴講者数名という構成が大半です。講義を行いつつ、その「場」の雰囲気も把握して、聴講者の理解度や残り時間見合いを考慮しながら、講師が講義を進行させていきます。

特に少人数での講義の場合は、聴講者に「飽き」「退屈感」を感じさせないように、資料参照や質疑応答を講義内に織り交ぜ、手際よく場面を切り替えていく必要があります。
例えば、講師映像と資料映像の切替作業や資料のページ送り作業、質疑応答と、その場その場で発生するアクションを手際よく解決できることがテンポよく「場」を進めていくコツとなります。

このような主催者が進行具合を調整する必要がある小規模な講演は、Web会議サービスをご利用いただくことで遠隔受講に発展させることができます。

遠隔受講ツールとしてお勧めしたいWeb会議の機能

遠隔受講ツールとして利用するスタイルでは、以下のような機能が利用できるWeb会議がお勧めです。

○遠隔マイクON/OFF機能
・聴講者の発言を講師がWeb会議上でコントロールできると、円滑な質疑応答が行えます。
○遠隔映像切替機能
・聴講者の画面に表示される内容を講師がWeb会議上で一括コントロールできると「場」をスムーズに切り替えられます。
○資料共有機能
・講義内容の説明など確認・検討が必要な資料を共有するために必須です。さらに講義開始前に共有できる機能もあると、資料展開を待つことも無く快適に利用可能です。
○遠隔設定アシスタント機能
・参加者の方はITスキルが苦手な方が多いケースが考えられます。主催者が遠隔からサポートできる機能が必要となるでしょう。
○シンプルなインターフェース
・特に聴講者側の操作画面では機能や操作が複雑である必要が無く、基本機能がシンプルなインターフェースで利用できることが望まれます。

遠隔受講ツールとしてWeb会議を利用するメリット

■主催者(講師)のメリット
・講演の進み具合に合わせて聴講者が見る映像や資料を講師側で一括コントロールできるので、講演進捗管理が容易となる。
・聴講者のマイクON/OFFをコントロールできるため、発言の少ない聴講者をフォローしやすい。

■参加者(聴講者)のメリット
・困ったことが合っても、主催者からの遠隔アシスタントを受けられるため、機材が苦手な方でも気軽に講演に参加できます。
・聴講に必要な操作は講師側で行われるので、「見る」「聞く」「話す」に集中できます。

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