MeetingPlaza Web会議Web会議の利用シーン

Web会議の利用シーン

複数の遠隔地との打合せに

遠隔地との打合せにWeb会議がオススメです

距離を理由にしない営業活動を

片道の移動時間で3時間掛かるお客様との打合せ。
会社にいれば別の仕事が出来たのに・・・と考えたことはありませんか?

そんな時にはぜひWeb会議をご利用ください。
電話やメール、チャットとは違って「顔を見ながら」「話して」「資料共有」できる打合せ環境を
提供します。納得するまで双方向コミュニケーションすることで、次に実際に合うタイミングで
更に細かい調整が捗ります。

例えば、全国各地に支社・支店・店舗を持つ企業様なら、Web会議を導入することで全国規模での
支店長会議を定期的に開催できます。
また、遠方の大事なお客様をケアしたい営業の方であれば、Web会議を導入することで操作説明や
製品カスタマイズのヒアリングなどにご利用いただけます。

多国間会議を気軽に開催!

気軽に往来できない海外拠点との打合せにも気軽に利用可能です。
Web会議を利用する時間帯を合わせれば、多国間拠点会議を定期的に行うことでホットな話題を
世界的に共有できます。

直接お会いして膝詰めでお話をする事もビジネスの中では大切です。
そういった時間を有効に取れるよう、Web会議をバランス良く利用しながら、
ビジネススピードを上げることも可能です。

距離に負けないWeb会議

Web会議の利用シーン

多拠点を繋いだ集合研修やセミナーに

研修・セミナー用途にWeb会議①

距離を気にしない研修開催を

社内研修や集合教育は開催場所の確保やタイミングの調整など摺り合わせが多く、
参加者にも負担が掛かるイベントです。

そこでWeb会議をオススメします!
Web会議を利用すると、「参加者の移動が不要」「開催場所の確保が不要」
「研修時間以外の時間を有効活用できる」などメリットが豊富です。

個人単位でも少人数でもお好みの人数単位での参加が可能なため、
大小様々な規模での研修・セミナーにご利用いただけます。

研修・セミナー用途にWeb会議②

Web会議の利用シーン

在宅ワークやテレワークでの積極利用

テレワークにもWeb会議を積極的に活用しよう!

テレワークへの対応

職場環境や勤務環境を改善して、ワークライフバランスの向上などを全社的に取り組む企業が
増えてきました。自宅などで仕事をする「テレワーク」も改善施策の一つとして、
注目されています。

勤務時間の軽減や勤務終了後の時間の活用などにも有効なテレワークですが、メールや
チャットでコミュニケーションが取れたとしても、テレワーカーとオフィスのメンバー、
もしくはテレワーカーとお客様が顔を合わせてのディスカッションが非常に有効な
ビジネスシーンも多々あります。

テレワーカーとのコミュニケーションを大事に

そんな時こそ、Web会議!
Web会議でオフィスの様子を常時放映しておくことで、テレワーカーとオフィスメンバーとの
一体感を感じ取れます。
また、オフィスメンバーやテレワーカーへの問い合わせや打合せなども、Web会議を
活用することでお互いが納得できる会議を開くことが出来ます。

また、居室内の在籍状況の確認等でも利用可能です。
遠くで勤務をしていても、気軽に声をかけられるような環境を構築できると
一体感が出て良いですよね。

テレワーカーとのコミュニケーションならWeb会議

Web会議の利用シーン

現場をつなぐコミュニケーションツールとして

Web会議で現場をつなぐ-工事現場の場合①

現場でしかわからないこと

現場の状態など、直接見てもらわないと情報共有や判断が難しい案件、よくありますよね。
電話の説明だけでは伝えづらい話が特に工事や作業の現場だと、多々あります。

そんなときにもWeb会議がオススメです。
携帯SIMやWiFi利用可能なタブレットやスマートフォンを現場に持ち込めば、
すぐに本社会議室とWeb会議を開催できます。

現場と本社をつなぐコミュニケーションツール

現場の施工風景や問題点などを現場で撮影しながら関係者に説明。
本社メンバーは図面ファイルを共有することで問題解決や判断を行う。

現場と本社をつなぐ双方向コミュニケーションがWeb会議なら可能です。
もちろん、海外の現場とも繋がります!

Web会議で現場をつなぐ-工事現場の場合②

Web会議の利用シーン

不動産売買など窓口業務ツールとして

重要事項説明書イメージ

有資格者の対応が必要な窓口業務

不動産売買、金融、投資、年金をはじめとした相談等は、専門知識を必要とするスタッフが必要です。
また説明を受ける方にとっても、普段の生活の中で不動産売買に限らず金融・投資相談や年金相談など契約に関する相談事項が意外と行われていることに気が付きます。
契約まで至るのであれば、人生の中で重要なイベントの1つです。
双方にとって対面の時間により多くをかけ内容の濃いものとすることが必要です。

そんな大切な説明会や相談会ですが、参加予約を行うにしても契約元の相談スタッフのスケジュール調整などもあり都合を付けるのも大変です。
また、開催場所も相談内容や相談スタッフの有無によっては遠方でのみ開催されるケースも多く、距離的な理由で気軽に参加できないこともあります。

こんな利用シーンでも、Web会議は利用されています。

窓口業務でお勧めしたいWeb会議の機能

重要事項を説明する利用スタイルでは、以下のような機能が利用できるWeb会議がお勧めです。

○自動録画が可能-重要事項説明の証跡として、録画ファイルを残すことが出来ます。
○資料共有機能-契約書など重要な書類を大きく表示・共有することで、お互い納得して検討することができます。
○遠隔設定アシスタント機能-参加者の方はWeb会議に参加するまでにマイクやスピーカーの設定に困る場合もあります。主催者が遠隔からサポートできる機能が必要となるでしょう。

Web会議で行う重要事項説明イメージ

窓口業務ツールとしてWeb会議を利用するメリット

■主催者(契約元)のメリット
・遠方へ出張しなくても、重要な説明が遠隔で可能となります。
・契約書類などの確認を大きな画面で説明できます。
・自動録画機能により、重要事項の説明証跡として録画動画を保存できます。

■参加者(契約先)のメリット
・遠方の相談窓口に出向かずに、重要事項説明を受けられます。
・難しい操作は主催者側で行われるので、「見る」「聞く」「話す」ことに集中でき、大切な契約内容を検討できます。

Web会議の利用シーン

在宅ワーカーとのコミュニケーションツールとして

在宅ワークでのWeb会議利用イメージ

働き方の選択肢「在宅勤務」

ここ数年で「働き方改革」が企業全体の視点から考えられることが多くなってきました。
また、何らかの理由があって「在宅勤務」を始める方も増えています。
主婦の方や定年後シニアの方、Iターン/Jターンで仕事環境を大きく変える方など。
年齢層も性別も、在宅勤務を始められる理由もまたそれぞれです。

企業としては在宅ワーカーには納得して気持ちよく働いてもらえることが目標になるでしょう。
企業と在宅ワーカーとの間で円滑なコミュニケーションを取る環境提供の必要性もでてくるかと思います。
そんな時勢の中、企業と在宅ワーカーを繋ぐコミュニケーションツールとして、Web会議が利用されています。

コミュニケーションツールとしてお勧めしたいWeb会議の機能

在宅ワーカーとのコミュニケーションツールとして利用するスタイルでは、以下のような機能が利用できるWeb会議がお勧めです。

○遠隔設定アシスタント機能-参加者の方はITスキルが苦手な方が多いケースが考えられます。
 主催者が遠隔からサポートできる機能が必要となるでしょう。
○資料共有機能-作業内容の説明など確認・検討が必要な業務資料を共有するために必須です。
○シンプルなインターフェース-特に参加者側の操作画面では機能や操作が複雑である必要が無く、基本機能がシンプルなインターフェースで利用できることが望まれます。
○高解像度対応-お互いの表情が良くわかることで安心感に繋がります。心配事などが顔に出ている場合も勤務管理者の方が気づきやすくなり、また会話にも弾みがつきます。

コミュニケーションツールとしてWeb会議を利用するメリット

■主催者(勤務管理者/会社上司)のメリット
・まずはできることから始められる「働き方改革」施策として効果的です。
・遠方で働く在宅勤務者とのコミュニケーションを改善できます。
・主婦や定年後勤務者などIT知識や機材の扱いが苦手な在宅勤務者でも、アシスタント機能を使って遠隔操作で接続環境をサポートできます。
・資料共有を使って画面で説明をしながら作業指示ができるので、意思疎通が深まります。

■参加者(在宅勤務者)のメリット
・パソコンの操作やマイク・スピーカー設定が苦手な方でも困った場合は主催者からの遠隔アシスタントを受けられるため、気軽に打合せに参加できます。
・難しい操作は主催者側で行われるので、「見る」「聞く」「話す」に集中できます。

Web会議の利用シーン

小規模講演の遠隔受講ツールとして

英会話教室でのWeb会議利用イメージ

主催者が場の進行を管理できる「安心感」

英会話教室やカルチャースクールなど小規模な講演などでは、講師1名と聴講者数名という構成が大半です。講義を行いつつ、その「場」の雰囲気も把握して、聴講者の理解度や残り時間見合いを考慮しながら、講師が講義を進行させていきます。

特に少人数での講義の場合は、聴講者に「飽き」「退屈感」を感じさせないように、資料参照や質疑応答を講義内に織り交ぜ、手際よく場面を切り替えていく必要があります。
例えば、講師映像と資料映像の切替作業や資料のページ送り作業、質疑応答と、その場その場で発生するアクションを手際よく解決できることがテンポよく「場」を進めていくコツとなります。

このような主催者が進行具合を調整する必要がある小規模な講演は、Web会議サービスをご利用いただくことで遠隔受講に発展させることができます。

遠隔受講ツールとしてお勧めしたいWeb会議の機能

遠隔受講ツールとして利用するスタイルでは、以下のような機能が利用できるWeb会議がお勧めです。

○遠隔マイクON/OFF機能
・聴講者の発言を講師がWeb会議上でコントロールできると、円滑な質疑応答が行えます。
○遠隔映像切替機能
・聴講者の画面に表示される内容を講師がWeb会議上で一括コントロールできると「場」をスムーズに切り替えられます。
○資料共有機能
・講義内容の説明など確認・検討が必要な資料を共有するために必須です。さらに講義開始前に共有できる機能もあると、資料展開を待つことも無く快適に利用可能です。
○遠隔設定アシスタント機能
・参加者の方はITスキルが苦手な方が多いケースが考えられます。主催者が遠隔からサポートできる機能が必要となるでしょう。
○シンプルなインターフェース
・特に聴講者側の操作画面では機能や操作が複雑である必要が無く、基本機能がシンプルなインターフェースで利用できることが望まれます。

遠隔受講ツールとしてWeb会議を利用するメリット

■主催者(講師)のメリット
・講演の進み具合に合わせて聴講者が見る映像や資料を講師側で一括コントロールできるので、講演進捗管理が容易となる。
・聴講者のマイクON/OFFをコントロールできるため、発言の少ない聴講者をフォローしやすい。

■参加者(聴講者)のメリット
・困ったことが合っても、主催者からの遠隔アシスタントを受けられるため、機材が苦手な方でも気軽に講演に参加できます。
・聴講に必要な操作は講師側で行われるので、「見る」「聞く」「話す」に集中できます。

Web会議の利用シーン

Web会議システムを活用したセミナー配信方法「ウェビナー」とは?

Web会議システムを活用したセミナー配信方法「ウェビナー」とは?

動画配信の技術やツールが発達しているなか、ビジネスにもWeb会議などオンラインでコミュニケーションを取る方法が積極的に取り入れられています。
そのなかで、「ウェビナー」と呼ばれるセミナーコンテンツの配信方法が注目されています。
今回は、ウェビナーとはどのようなものなのか、メリットや配信時の注意点なども含めて見ていきます。

「ウェビナー」は多数にセミナーコンテンツを配信できるツール

「ウェビナー」は多数にセミナーコンテンツを配信できるツール

「ウェビナー」とは、WebとSeminarという2つの単語が合わさったものであり、オンライン上でセミナーコンテンツを配信すること、もしくはセミナーそのもののことをいいます。
Web会議システムが「ウェビナー」として活用されることも多く、高品質な音声や映像を用いてより多くの人がセミナーを聴講できます。また、参加者が随時コメント発信する機能を活用することで、セミナーコンテンツ配信者との積極的なコミュニケーションを図ることも可能です。

ウェビナーの汎用性は非常に高く、製品発表会や会社説明会、ビジネス講義など、幅広い目的で行われています。このウェビナーを上手に利用すれば、自社の商品やサービスの周知、ひいては効率的な集客が期待できます。

ウェビナーの配信方法の種類について

ウェビナーの配信方法の種類について

ウェビナーの配信方法や内容にはいくつかの種類がありますが、代表的なのは生中継による配信です。

生中継での配信は、通常のWeb会議やセミナーのように、決められた時間にリアルタイムで中継をして配信する方法です。この方法であれば、配信者に対して参加者が音声通話やコメントなどで質問をした際にも、その回答を得るといったやり取りも可能です。

また、配信の内容については、ウェビナーの目的などに合わせて以下のようなものがあります。

配信者の講義をそのまま配信する

配信者が講義を行う様子をそのまま映して配信する形態です。参加者はセミナー会場で直接講義を受けるような感覚で受講することができます。ホワイトボードを用いて配信者が説明を行うなど、オンライン上の授業のように進めることもあります。

PCに表示された資料を共有する

セミナー資料や説明する際の図などをPCで作成し、その資料を視聴者と共有する形態です。PCの操作画面をそのまま見せるパターンもあります。この方法は複雑な内容を取り扱う場合や、製品の使用説明を行う場合などによく用いられます。
ウェビナーはこれらの形態で進められることがほとんどですが、2つのパターンを組み合わせて配信される場合もあります。

ウェビナーを取り入れるメリット

ウェビナーを取り入れるメリット

ウェビナーを取り入れてセミナーを開催することには、多くのメリットがあります。
まずは、参加者側のメリットを紹介します。

開催場所や時間の制約がない

会場を利用するセミナーでは時間的に参加できなかったり、遠方まで足を運ぶのが難しかったりといった制約が出てきます。しかし、ウェビナーではこうした制約がなく、ネットワークが繋がる環境さえあればより多くの人が参加できます。

言葉や文章以外の情報を得られる

単に資料を読んだりするだけでは、相手の顔が見えずに不安になることもあります。その際、ウェビナーに参加すれば、セミナー講師の表情や話し方といった情報も得ることができるため、相手への信頼にもつながります。

説明を受けることで理解を深められる

資料だけでは理解しづらい内容も配信者の言葉や図などを用いた解説があれば、理解を深めることが可能です。また生中継の場合、わからないところは質疑応答ができるため、疑問もすぐに解決できます。

以下は、配信者側が得られるメリットです。

セミナーコンテンツ配信者側が得られるメリット

効率的な集客ができる

会場を使用してセミナーを開催する場合と違い、参加者が足を運ぶ手間や時間の制約がなくなることから、より幅広く多くの人を取り込むことができます。そのため、商品の周知や販路の拡大にもつながります。

会場の確保が不要

セミナー開催にあたっては、多くの人を収容できる規模の会場を確保する必要があります。それ自体も手間であり、さらに会場を借りる費用も支払わなければなりません。
しかし、ウェビナーならこうしたデメリットを解決できます。

膨大な情報を効率的に伝えられる

配信者側が伝えたい情報は、ときに膨大かつ複雑になることがあります。こうした膨大な情報も、ウェビナーできちんと整理して配信することで、効率よく伝えられます。

より人を惹きつける配信のポイント

より人を惹きつける配信のポイントウェビナーを開催する際、より参加者に伝わりやすく好印象を与えるために、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

見た目への気遣い

まずセミナー講師や説明者の身だしなみはきちんと整え、背景もごちゃごちゃしていないところを選びましょう。
こうした映像としての見た目に気を遣うことで、プラスのイメージを与えることにつながります。
また、セミナーで講義する内容や構成は事前にきちんとまとめておき、伝わりやすいように整理しておくようにします。

見え方への気遣い

見え方についてのポイントとしては、より顔をはっきり見せるために、照明を明るくしたり顔の下に白い紙や布を置いたりといった工夫をしてください。
そして、実際の配信ではどのように見えているか、音声の状態は適切かなどを事前によくチェックしておくことも大切です。
会社など社内の回線だけではなく、外部から接続したときのネットワークの状態も忘れずに確認しておきましょう。


Web会議の利用シーン

Web会議活用例~金融編~

金融業界で活用されるWeb会議システム

金融業界で活用されるWeb会議システム

社会における各種サービスへのニーズが高まり、それに伴って高度なシステム開発やサービス提供が求められるようになっています。
この動きは金融機関でも顕著で、特にITを活用したさまざまな技術が金融業界で活用されています。そのなかのひとつがWeb会議システムであり、金融業務を円滑に、そして便利にする可能性を広げる一因となっています。
今回は、金融業界におけるWeb会議システムの活用例をご紹介します。

窓口業務の遠隔サポートによるメリット

窓口業務の遠隔サポートによるメリット

お金の運用は人々の生活に密着しており、どのような人にも関わっています。金融機関では、顧客のニーズに合わせて預金やローン、証券など実にさまざまなサービスを提供しています。これらの仕組みは複雑であり、お客様に対して十分な説明やアドバイスを行う必要があります。そのようなとき、Web会議システムを活用した遠隔サポートを行えば、お客様毎に適切なアドバイスが可能になります。これにより、通常の店頭窓口の対応だけでは実現できないメリットが生じます。

専門家や本店担当者に相談できる

Web会議システムによってオンラインでつながることで、支店にいながらにして本店に在籍するファイナンシャルプランナーや、専門の担当者などスペシャリストからの遠隔サポートを行うことができます。支店の担当者だけではフォローできない専門的な詳細説明や、お客様に合わせた柔軟なアドバイスを直接行うことができるため、満足のいくサービスを提供できます。

資料を提示しながらわかりやすい説明を実現

ただ単にファイナンシャルプランナーや本店の担当者に相談するだけなら、電話でも良いかもしれません。
しかし、Web会議システムを導入することによって、電話では実現しない資料の提示やホワイトボードを使った説明が可能になります。お客様へ視覚的な情報を提供しながら説明を進められることは大きなメリットであり、お客様はサービスに対してより理解を深められます。

社員教育のためのセミナーに利用

社員教育のためのセミナーに利用

金融業界で取り扱う商品は複雑な仕組みや制約があることが多く、お客様に提供するスタッフは商品について深い知識を有していなければなりません。そのため、本店や支店、また販売代理店がその知識を等しく有することは大きな課題になっています。研修やセミナーといった方法で社員教育を随時行うことは必須であり、このときにWeb会議システムが活躍します。

Web会議システムでオンラインセミナーを実施

Web会議システムは、遠方に拠点を持つ者同士が円滑なコミュニケーションを図るためのツールであり、それは研修やセミナーに活用することも可能です。Web会議システムを利用してオンラインセミナーを開催することで、複数の支店にいるスタッフが、本店からの講義を同時に受けることが実現します。これにより、均一に知識の提供ができるだけではなく、効率的に時間を使えることにもつながります。
また、資料共有機能や手書き入力機能を活用することで、参加者は講義の内容も理解しやすくなります。さらに講師への質問や参加者同士の検討のためにチャット機能を使えば、より密にコミュニケーションを取ることもできます。

研修やセミナーの開催費用を削減できる

研修やセミナーで実際に会場を借りる場合、会場費や設備費などのコストがかかります。
金融業界ではこうした会合をコンスタントに行うことが求められるため、その分コストがかさんでしまいます。
しかしWeb会議システムでは会場を押さえる必要がなく、これにかかる諸費用が削減できます。さらに会場の準備やセミナー講師、参加者の移動の手間も省けるため、効率をアップさせることも可能です。

商談もオンラインでスムーズに

商談もオンラインでスムーズに

金融業界における営業活動では、契約している企業や個人の自宅を直接訪問してコンサルティングや商談を進める機会が多いです。これにより、お客様へのサービス向上はもちろんのこと、さらなる顧客拡大にもつながります。この営業活動をさらに豊かなものにするためにも、Web会議システムは大いに活用できます。

複雑な商品の説明を専門家から受けられる

紹介する商品をより掘り下げて説明する場合や、お客様それぞれに適したサービスやコンサルティングを提供する場合は、詳しい担当者の説明が必要になります。Web会議システムでファイナンシャルプランナーや本社の担当者とつながることで詳細な説明を行うことができ、営業活動のサポートができます。
さらにお客様からの質問に的確な回答ができれば、商談がよりスムーズに進む可能性も高まるでしょう。

お客様への的確なサービス提供で信頼を得る

お客様への的確なサービス提供で信頼を得る

Web会議システムを利用すれば、営業活動において顧客が持つ不安や疑問をリアルタイムで解消することができます。こうした姿勢で地域の営業活動を続けることで、的確な対応をしてくれる企業ということで高い信頼にもつながります。
また、安心してお金を任せられるという評判が広まることにより、地域に根付いたサービスを提供する金融機関を目指せます。
金融業界においては、顧客の信頼を得ることは重要なファクターです。Web会議システムの活用は、地域の顧客全体との強い絆を構築するためにも効果的です。

Web会議(ウェブ会議)・テレビ会議システム「MeetingPlaza」。Web会議の利用シーンをご紹介しています。会議や打合せ以外の用途もいろいろ。Web会議システムならMeetingPlaza Web会議。販売16周年を迎えたWeb会議のロングセラー。オンプレミス/クラウド対応、豊富な標準機能とユーザー目線で使い勝手の良い操作感でストレスフリーなWeb会議(ウェブ会議)・テレビ会議を実現。まずは無料トライアルでWeb会議を体験してみよう!お気軽にお問い合わせください。

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