MeetingPlaza Web会議Web会議と働き方改革

Web会議と働き方改革

働き方改革(ワークスタイル変革)の観点から

働き方改革とWeb会議

テレワーク・ディが2017年7月24日に開催されました。
「働き方」を変える、という観点から、今後、こういった社会的な取り組みが増えてくるかと思います。
業種、職種によりテレワークへの取り組みに対するハードルの高さも違いますが、テレワークが増えることによってWeb会議が貢献できるポイントはどのようなものがあるでしょうか。

一番大きなものは、会議形態の変化への対応になります。
今までは会議室と会議室を結ぶ形態が主だったものが、テレワークが推進されることによって参加単位(接続単位)が個人毎にシフトしていきます。
具体的には、2拠点を結んでいた会議が、2拠点+2人、3人と増える可能性があります。

このような社会的な流れの中で多拠点が接続した場合の音声・映像の安定性がさらに求められる条件となり、接続数が増えると不安定になったり、利用帯域がものすごく増えるといったサービス・システムでは、安心して利用することが難しくなります。
テレワークを推進するにあたり、スケーラビリティ等も考慮したWeb会議製品の選択が必要になってきます。

モバイルでのWeb会議利用

また、モバイル端末での利用がさらに増加する傾向になり、ノートパソコン、タブレット等での快適な利用ができるものが必要となってきます。
特にタブレット等では筐体の関係から、音が廻り込みやすいものもあるようです。
より幅広いモバイル端末でWeb会議を利用するためにも、エコーキャンセラー機能やノイズキャンセラー機能等がソフトウェアとして準備されている、よりよい音質でWeb会議を利用できるサービスを選択することも大事なポイントとなります。

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Web会議と働き方改革

「人手が足りない」こんなときに有効な働き方改革ツール

人手が足りないときに有効なWeb会議システム

昨今、人口減少、高齢化などの要因に伴う「人手不足」が問題となっています。
企業としてもより良い人材探しを続けていますが、人材を見つけた際に勤務条件が合わずに
雇用関係を解消してしまうことは大きな損失・課題として認識されています。
また、勤務を続けていた人の生活環境が変わることで、働く意思がある有能な社員が
仕事を辞めざるを得ないケースもあり、同様の問題があります。

より良い人材が無理なく仕事をし易い環境を提供する為のWeb会議システム

より良い人材が無理なく、仕事をし易い環境を提供する為に、様々な勤務環境の整備が
急務となっています。
勤務時間の自由度を上げるフレックスタイム制の導入や、勤務場所への通勤距離・時間を
軽減するサテライトオフィスの整備、更に働く場所の自由度を上げる在宅ワークなどが
上げられます。
特に育児などで長時間外出できない女性や退職後のシニア世代がパートタイムで
仕事ができる在宅勤務制度には人材不足解消の期待が高まっています。

働き方改革を推進するためのインフラ整備を考えた時に、様々な働き方を許容する勤務制度、
作業環境として必要となるリモート環境に加え、Web会議システムを積極活用することで
オフィス以外で勤務する方のコミュニケーション不足を改善できます。
オフィス風景の共有やオフィス勤務中の同僚との相談・打ち合わせだけではなく、業務中に
発生した改善点・課題・問題点の確認依頼などを自分から情報発信するなど、オフィス以外で働く
メンバー間で不足してしまうコミュニケーションを活発化できます。

また資料共有機能も合わせて活用することで、顔を見ながらの議論だけではなく、会議参加者が
同じ資料を確認しながら納得するまで検討を行うことも可能となり、案件をしっかりと
すすめることができます。

Web会議システムはコミュニケーション不足を改善して、昨今の人材不足解消のための施策となる優秀なツールです。

埋もれている人材を発掘する場合に大きなポイントとなる働き方改革のインフラ整備。
Web会議サービスは、自由度の高い勤務制度導入で不足しがちなメンバー間のコミュニケーション不足を
改善する、昨今の人材不足解消のための施策となる優秀なツールであり、社員を積極的にさせる
大きな力を持っています。

Web会議と働き方改革

働き方改革をWeb会議で実現する現場のメリット

「働き方改革」を推進する観点でWeb会議システムを導入すると、オフィス以外で業務を行う方々に大きなメリットがあります。

「働き方改革」を推進する観点でWeb会議システムを導入すると、オフィス以外で業務を行う現場の方々、テレワーカー、モバイルワーカー、在宅勤務者の皆さんに大きなメリットがあります。

では実際にWeb会議を導入した場合、どのようなメリットがあるか検討してみましょう。

移動時間・コストを削減

例えば、お客様を訪問して打ち合わせ後、急に自社オフィスで社内打ち合わせが入った場合。
従来であれば、出張先からオフィスに戻って打ち合わせが終わった後に帰宅する段取りになりますが、Web会議が利用できると出張先から直接オフィスでの打合せに参加できるため、移動時間と交通費を削減することが可能となり、また社員の労力軽減にも繋がります。
また、オフィスにいる打ち合わせメンバーも出張者の帰社を待たずに打ち合わせを開催できるため、時間の有効活用を見込めます。

Web会議の導入で移動時間・コストを削減

多人数のスケジュール調整がしやすくなります

特に外回りが多い営業メンバーとの打ち合わせが必要な場合、参加メンバーのスケジュール調整で苦労することが多いです。
Web会議が利用できれば全参加メンバーがオフィスに集合する必要もなく、個人ごとに出先からの会議参加が可能となります。
各メンバーのスケジュールを無理に押さえる必要が無くなります。

Web会議の導入で多人数のスケジュール調整がしやすくなります

世界と国内をつなげる=国内メンバーがサポートできる!

海外出張チームで進めている案件があったとしても大丈夫!
線表やToDo管理、課題管理もWeb会議の資料共有機能を有効活用すれば、国内メンバーが効率的に案件をサポートすることが出来ます。

Web会議の導入で、世界と国内をつなげます

メンバ同士のコミュニケーションUP、一体感造り

複数の拠点にメンバーが分散して案件を進めている場合、定期的な打ち合わせを開催して、意思疎通や課題管理、進捗管理を行いたいところです。
さらには、参加している全メンバーが参加するWeb会議の場を設けることで自発的な発言を促し、日々の会話を通したコミュニケーション力の向上へとつなげる機会を提供します。
会社全体で導入するトップダウンの施策としての導入検討だけではなく、プロジェクトを預かるプロジェクトマネージャー、プロジェクトリーダーの判断で案件の期間だけ限定的に利用することで、プロジェクト参加メンバーの業務環境を整えることにも利用可能です。
ASPサービスなら月額固定での運用も可能なため、案件内費用での運用も十分考慮できます。

Web会議の導入でメンバ同士のコミュニケーションUP、一体感造りを!

特に個人毎のスケジュールに余裕が出来ること、距離や業務内容などの要因で通常であれば繋がりにくいメンバー同士のコミュニケーションの活発化が見込めることが、現場から見たWeb会議導入のメリットと言えます。

Web会議と働き方改革

働き方改革をWeb会議で実現する企業のメリット

働き方改革をWeb会議で実現する企業のメリットは?

「働き方改革」を推進しようとする企業側の立場から見た場合、働く時間の自由度に主眼を置いたフレックスタイム制の導入や勤務場所の自由度を上げるためのサテライトオフィス整備、在宅勤務制度の導入など、多種多様な施策が検討対象となります。
いろいろな施策を導入検討する際に、Web会議システムを「働き方改革」の1施策として導入した際の企業側のメリットをご紹介します。

時間や費用の有効活用

時間や費用の有効活用と交通費や移動時間が掛かるお客様への営業アプローチツールとして効果的です

まずは、本店・支店間の会議や国内・海外支社間の定例報告会などで発生する交通費、移動時間の削減が見込めます。
移動時間や費用が掛からないことで、従来は開催できなかった会議の開催が容易となり、積極的な議論の場を持つことが出来ます。

交通費や移動時間が掛かるお客様への営業アプローチツールとしても効果的です。
営業的な視点でも、Web会議を使って顔を見ながら行うヒアリングや、資料共有機能を交えた検討提案を行うことで、移動時間や費用を抑えながらも充実した営業初期対応を積極的に行うことが出来ます。
また、遠方の有望なお客様向けに継続的な営業活動や保守・サポートを行う際に、Web会議を用いて顔を合わせての営業/保守アクションを実施することで、距離に依存しない手厚い施策を取ることができます。

多様な勤務体系を導入した際のコミュニケーション補助

Web会議は多様な勤務体系を導入した際のコミュニケーション補助ツールです

自社内での働き方改革を進めるため、在宅勤務やフレックス勤務など、勤務場所や時間に自由度がある勤務体系の積極導入が進んでいます。
勤務場所や時間帯が異なると、同じ案件を扱うチームメンバーや同じ部署に勤務する社員間のコミュニケーションがなかなか取れなくなる懸念があると思います。
そんな時は、例えば部会や定例会をWeb会議で開催することで違う拠点にいるメンバー同士が顔を合わせる機会を積極的に作り出し、業務報告や課題管理を顔を見ながら行うことでメンバー間コミュニケーションを増やします。
また、こういったツールを気軽に利用する環境が整えば、便利な勤務体系を利用しずらいと考えている社員にとっても、新しい勤務体系を利用するきっかけとなり、社員の満足度も向上します。

研修やセミナーなど拠点や人数にとらわれない社内サービス提供

研修やセミナーなど拠点や人数で格差のない社内サービス提供にWeb会議を

勤務場所の違いにより、社員向けサービスや施策に差が出てしまう、それが原因で魅力的な施策導入に踏み切れない、そんな心配事はありませんか?
例えば、全社的に導入したい研修があるが研修を開催できない場所に支店があったり、保健指導窓口を準備したいが特定の事務所の近くでは保健指導担当者が配置できなかったり。
このような場合は、Web会議を使った遠隔研修や相談窓口を準備することで、勤務場所にとらわれない、均一化された社内サービスを全社員に提供することができます。

Web会議システムは、特に新しい勤務体系導入に伴い顔を合わせる機会が減ってしまう社員のコミュニケーション改善に効果的な施策であり、営業業務や社内サービスとして社内外を問わず汎用的に利用する便利なコミュニケーションツールとしても積極的に利用できます。

Web会議と働き方改革

Web会議と組み合わせると効果大!働き方改革に効く施策例

働き方改革でWeb会議と組み合わせると効果的な施策例

Web会議システムは、それだけでも「働き方改革」を実現するための有効な1施策として成り立ちますが、その他働き方改革向けツールと組み合わせることで、施策をさらに有効に働かせる補助ツールとしての利点もあります。

営業活動や他社との打ち合わせなどによる外出時、前後の時間の業務を自席で行おうとすると、無駄な移動時間が発生します。
そのため、モバイルワークをワークスタイルの1つとして有効活用するために効果的な働き方改革施策ツールをご紹介します。

リモートアクセスサービス

社内資料を持ち出さない安心感!リモートアクセスサービス

在宅勤務を行う際に企業がまず心配するのが、社外への端末持ち出しに伴う社内情報漏えいです。
リモートアクセスサービスは自宅の端末から会社PCのデスクトップ画面を安全・簡単に呼び出して操作できるため、社内PCの持ち出し手続きの手間や端末紛失などによる情報漏えいのリスクがなく、安心して自宅で仕事が出来ます。
また、現地作業で利用する作業手順書などは、紙に印刷するとかさばる上に紛失のリスクがあります。
その点、リモートアクセスサービスを活用すれば、手元の端末から会社PCにアクセスして、手順書をペーパーレスかつ安全に用意できます。

資料の内容検討などが必要な場合は、社内会議をサッとWeb会議で開催すれば、関係者間で納得できる討論が可能となります。

リモートアクセスサービスのメリット

 -社員も企業も安心!データを持ち歩かない高セキュリティ性
 -会社PCにいつでもどこでも安全にアクセス可能
 -勤務場所を問わない勤務体系の利用推進にも

リモートアクセスサービスのご紹介

リモートアクセスサービスなら、NTTテクノクロスのMagicConnect

ビジネスチャット

リアルタイムコミュニケーションにオススメ!ビジネスチャット

在宅勤務やテレワーク、フレックス勤務など、多様な勤務体系導入に伴い、より積極的に意識して社員やスタッフ間のコミュニケーションをとる必要があります。
社内で仕事をしている時と異なる環境でも、リアルタイムかつ安全にコミュニケーションをとりたい。
ビジネスチャットは文字での会話が安全にでき、ファイルの添付や個人の都合に合わせた通知設定もできるので、オフィスを離れていてもリアルタイムなやり取りでスムーズに意識合わせが出来ます。

さらに、作業を円滑に進めるためには、現場からの報告と会社からの的確な指示がポイントとなります。ビジネスチャットの活用で、リアルタイムなコミュニケーションをとることが可能になります。
打ち合わせ中にお客様からいただいた質問への回答もビジネスチャットを活用して、その場で社内の有識者に確認・相談ができるので、持ち帰り課題も格段に減少するというメリットも大きいです。
また、豊富なスタンプ機能を併用することで、固くなりがちな文面も柔らかい印象でやりとりできるため、より積極的なコミュニケーションが見込めます。

セキュリティの面からもフリーのチャットツールとは異なります。
通信とデータの暗号化は当然のこととして、端末紛失時や関係者の退職時でも情報漏えいしない堅牢性で、日々の業務情報を安全に守ります。

積極的なコミュニケーションを行う中で、どうしても文面だけでは詰め切れない場面が出てきます。
そんな時こそWeb会議の出番です。
顔を見ながら活発な討論・確実な確認を行うことで円滑な業務進行に貢献します。

ビジネスチャットのメリット

 -携帯メールよりも簡単!スピーディな報・連・相に
 -フリーチャットを利用するよりも安心な高セキュリティ!
 -柔軟な着信設定で個人に合わせたペースでメッセージ確認

ビジネスチャットのご紹介

ビジネスチャットならNTTテクノクロスのTopicRoom

オフィスサイネージ

社内の気づきを!オフィスサイネージ

全社員がパソコンなどを扱える環境にいれば、社内情報共有はメールやグループウェアの画面上での周知で十分なことも多いですが、例えば一部社員や協力会社メンバがアクセスできない環境が存在する場合、情報周知が社員一人一人にまで行き届かないケースがあります。このような場合、メールやグループウェアに加えてあとひと押しが必要となります。
オフィス内に社内情報共有用途のオフィスサイネージを設置して、繰り返し情報共有することで、社内に”気づき”をもたらします。
必要な情報に気づければ、必要があればビジネスチャットやWeb会議で外出中のメンバーにも確認が可能であり、社内手続きが必要であればリモートデスクトップツールが利用できます。

オフィスサイネージのメリット

 -メールやグループウェアが使えない環境でも社内情報共有
 -格差のない社内情報周知サービスを提供
 -テロップでのリアルタイム情報共有で社員意識の向上
 -随時更新される時事ニュースや天気予報情報などの
  情報共有で日々の話題を確認

オフィスサイネージのご紹介

オフィスサイネージなら、NTTテクノクロスのひかりサイネージ

多様な勤務体系で業務を行う社員を積極的にサポートするために

メールチェックや資料参照など会社PC内の情報確認には安全なリモートアクセスサービスを導入。外出中の社員のスピーディな報・連・相にはビジネスチャットを活用することで、働き方改革の中で導入される多様な勤務体系で業務を行う社員を積極的にサポート可能です。
また、オフィスサイネージでの繰り返し情報共有を導入することで職場に「気づき」を与え、社内情報提供を格差なく平等に行うための基礎となります。

Web会議を始めとした「働き方改革」に効果的なツールの導入で、オフィス内に限らず色々な現場で働く社員にも効果が実感できる職場環境を提供しましょう!

Web会議(ウェブ会議)・テレビ会議システム「MeetingPlaza」。本章ではWeb会議(ウェブ会議)・テレビ会議と働き方改革の関係をご紹介しています。テレワークデイが制定されるなど、社会的にも働き方改革を実現するための施策が求められています。導入して現場が喜ぶ、「ワークスタイル変革」を後押しする即効性のある施策として、Web会議(ウェブ会議)・テレビ会議システムの導入メリットをぜひご確認ください。

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